Contract management

Mitopics biedt al meer dan 20 jaar advies op basis van de combinatie van technische, juridische en bedrijfskundige expertise en is sinds 2002 actief op het gebied van Contract management (CM). Als onafhankelijk bureau helpen we organisaties hun contract management te verbeteren. Daarbij hanteren we vaak onderstaand CM wiel.

mitopics-contract-management

We helpen met een pragmatische invulling vanuit een sterke vakkennis met veel best practices. Naast actief lidmaatschap van o.a. IACCM, NBCM en NEVI is Mitopics ook vaste kennispartner van en levert vaste trainers aan NEVI Academy en andere opleidingsinstituten. Door expertise aan beide kanten van de tafel, bewezen resultaten en hands-on ervaringen is Mitopics een unieke speler voor advisering over contract management.  We helpen u met grip op risico’s en kosten, en uw samenwerking intern en extern te verbeteren.

Ervaring Mitopics en marktontwikkelingen

Onvoldoende goed contractmanagement een basis is voor geschillen, waarbij vaak de contractuele werkelijkheid en de feitelijke situatie niet meer aansluiten. Of worden contractuele afspraken onvoldoende benut. Steeds meer organisatie besteden complexere diensten en / of processen uit waardoor de afhankelijkheid van spelers in de keten toeneemt. Ook wordt het spel tussen klant en leverancier steeds strikter gespeeld, wat het belang van contract management verder vergroot. Mitopics kan u adviseren in opzetten, inrichten en verder professionaliseren van contract management. Hieronder geven we voorbeelden van hoe we mogelijk ook u kunnen helpen.

CM scan

Voor organisaties die wel elementen van CM toepassen, maar geen helder zicht hebben wat ze nu eigenlijk wel en wat niet doen, kunnen we in korte tijd een overzicht geven van de elementen van contract management en welke wel, gedeeltelijk en niet zijn ingevuld. Door een overzichtsschema op A4-formaat, wordt de stand van zaken bespreekbaar en kunnen ook doelstellingen worden geformuleerd voor de komende periode.

Contractenmatrix voor clustering

Vaak spelen er diverse contacten die alle op een bepaald werkterrein (zoals werkplekken) van toepassing zijn. Door onze matrixtechniek kunnen alle relevante leveranciers en hun diensten eenvoudig in kaart worden gebracht. Door de visualisatie van de overlap en deelterreinen waarop de verschillende leveranciers actief zijn, waarbij ook zichtbaar wordt welke leveranciers allemaal op één deelterrein actief zijn. Zo wordt zichtbaar welke verbetering en clustering  mogelijk is. Hoe meer samenhangende taken bij één leverancier liggen, hoe beter die zijn werk kan doen en hoe efficiënter en effectiever u die kunt aansturen en hoe beter u met die leverancier kunt samenwerken.

Alignment CM met uw organisatie

De steeds terugkerende vraag rond CM is waar en hoe het in een organisatie nu precies ingebed moet worden. En dat is niet voor niets: CM hangt vaak samen met inkoop, juridische zaken, administratie, de business en een project. Ieder heeft zijn taken, zienswijze, expertise, belangen en taal. Daarom is er nauwelijks een algemeen antwoord over de plek van CM. Wij zijn gewend praktisch mee te denken, kijkend naar waar u staat en wat voor u belangrijk is. En hoe u daarin een behapbare stap vooruit kunt maken. Daarin geven we concrete suggesties waarmee u CM beter vorm kunt geven.

Business case CM

Het professionaliseren van CM vraagt natuurlijk enige investeringen. Daarom kan het belangrijk zijn de belangen en voordelen van professionalisering zo concreet mogelijk te maken. Samen met u kunnen we zo een business case maken, waarin de investeringen gerelateerd worden aan kwantitatieve en kwalitatieve voordelen.

(Her)inrichten van CM processen en regie

Als u CM beter wilt inpassen in uw organisatie, hebben we een blauwdruk van CM-processen, die we uitgebreid uitgewerkt hebben naar de diverse onderdelen, met taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, inclusief RASCI matrices. Aan de hand daarvan kunnen we snel voor u een opzet op maat maken, om CM beter in uw organisatie te verankeren. Daarbij kijken we nadrukkelijk ook vanuit het oogpunt van regie hoe u de klant-leveranciersrelaties inricht en kunt managen.

Leveranciersmanagement

Nauw verbonden aan CM is het leveranciersmanagement. Oftewel de werkwijze die u toepast om de samenwerking met derden te managen. Dit omvat de positionering van uw relatie met de leverancier, het monitoren van de lopende dienstverlening en uitwisseling van relevante nieuwe inzichten en innovaties om de samenwerking te verbeteren, ook bij veranderende omstandigheden. Hierbij horen ook het helder maken en verbeteren van de competenties die uw leveranciersmanagers nodig hebben om dit goed uit te voeren.

Selectie en implementatie CM tools

Voor bijna iedere organisatie is het belangrijk hulpmiddelen voor CM te hebben. In eenvoudige gevallen kan een goede Excel sheet al een middels zijn om een overzicht van belangrijke contracten te maken. Al snel is dit niet meer handig en is een echte CM tool makkelijker en beter. Deze zijn in de markt in vele soorten en maten beschikbaar. Wij kunnen u helpen om te kijken welke eigenschappen van een CM tool voor u gewenst zijn. Aan de hand daarvan, kunnen we u helpen om een toolselectie te doen. Op basis van onze aanpak voor pakketselectie kunnen we dit traject professioneel begeleiden. En u daarbij helpen om zo’n tool ook slim in te richten, zodat het voor uw organisatie echt gaat werken.

Ad interim CM

Zowel bij professionalisering van CM , maar ook als er bijvoorbeeld veel werk ligt, of bij ziekte, kunnen we zelf of met associates uit ons netwerk tijdelijk professionals leveren die (parttime of fulltime) de rol van contractmanager of hoofd contractmanagement invullen. Naast het zorgen voor een goed lopend CM, grijpen we dit ook aan om kennis over te dragen aan uw mensen en ook hen te helpen met checklists en standaarddocumenten.

Hulp bij zware dossiers en onderhandelingen

Bij CM hebben we het in de regel over hoe u met contracten en leveranciers omgaat. Natuurlijk zijn er ook specifieke contracten en leveranciers, die van bijzonder groot belang zijn, of waar binnenkort iets mee moet gebeuren. Daarin kunnen we u ook heel concreet helpen, zeker op juridisch en/of ICT-gebied.

Workshops en trainingen

Al jaren geven we naar grote tevredenheid trainingen over CM. We doen dit voor samenwerkingspartners als Heliview en NEVI middels open inschrijving, maar ook doen we dit vaak in house. In dat laatste geval houden we eerst een intake en stellen we de inhoud op maat samen, zodat we aansluiten bij uw situatie en uw mensen en zo uw concrete doelstellingen kunnen realiseren.

Opstellen van een CM jaarplan

Tot slot noemen we nog het CM jaarplan, waarin u voor uw organisatie heldere en haalbare doelstellingen en acties definieert, om CM te verbeteren.  Aan de hand van deze eenvoudige, maar krachtige opzet kunt u draagvlak en beweging creëren om daadwerkelijk vooruitgang te realiseren.

Vraag een informatief gesprek aan

Mitopics

Contact: 

Mitopics levert onafhankelijk IT-advies vanuit de combinatie van
technische, juridische en bedrijfskundige expertise. Heeft u vragen, neem dan contact met ons op.