Wat is escrow?
Escrow is het deponeren van de broncode van software, inclusief technische documentatie, bij een onafhankelijke derde partij. Het doel van escrow is het waarborgen van de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten van de gebruikers van software indien op enig moment om welke reden ook de leverancier van de software niet meer in staat is om bijvoorbeeld zijn onderhoudsverplichtingen na te komen. Vaak blijven de intellectuele eigendomsrechten op software, broncode en documentatie bij de leverancier. De afnemer heeft er belang bij dat hij bij discontinuïteit bij de leverancier een andere partij in kan schakelen voor het overnemen van het onderhoud. Daartoe kan hij de leverancier om een escrowregeling vragen. Als de leverancier akkoord gaat (soms heeft de leverancier een dergelijke regeling al opgezet en kan een nieuwe gebruiker gewoon deelnemen) dan treedt een derdepartij op als bewaarnemer. Als zich dan op enig moment een omstandigheid voordoet die als één van de afgiftevoorwaarden in de escrowovereenkomst is beschreven, dan kan de afnemer aan de bewaarnemer afgifte van de broncode vragen om daarna zelf de software verder te ontwikkelen of het onderhoud door een andere partij te laten verrichten.
Verschillende mogelijkheden
Er zijn veel mogelijkheden bij het opzetten van een escrowregeling. Belangrijk is echter dat deze zowel juridisch als technisch effectief is. Juridisch is van belang dat de rechten op de software voldoende geregeld zijn, de afgifte goed geregeld is en de gehele regeling ook in geval van faillissement formeel waterdicht is (curator, etc). Technisch is van groot belang dat datgene wat in depot gegeven is ook daadwerkelijk de gebruikers in staat stelt het onderhoud te continueren. En natuurlijk is ook van belang dat de constructie betaalbaar is. Leveranciers kunnen door een doordachte opzet voor een beperkt bedrag escrow in een keer regelen voor al hun gebruikers! Mitopics treedt als onafhankelijk adviesbureau NIET op als bewaarnemer maar kan dankzij haar uitgebreide kennis en ervaring inzake escrow en haar beëdigd informaticadeskundigen professioneel en praktisch helpen middels:
- Advies over escrowmogelijkheden: we kennen de mogelijkheden die commerciële escrowbedrijven bieden, maar ook hoe escrow bij een notaris geregeld kan worden. We kunnen eenvoudig schetsen wat voor u de voor- en nadelen zijn.
- Beoordelen of opzetten escrowovereenkomsten: wij kunnen bestaande escrowovereenkomsten eenvoudig voor u beoordelen, maar ook op basis van onze eigen standaarden een escrowovereenkomst op maat maken.
- Verificatie: onze beëdigd informaticadeskundigen zijn bedreven in het systematisch verifiëren van de compleetheid van hetgeen aan broncode en bijbehorende informatie en documentatie wordt gedeponeerd. Daartoe beoordelen zij de regenereerbaarheid en de onderhoudbaarheid van de broncode en alles wat daarbij gedeponeerd wordt en geven daarover dan ook een verklaring af.
- Opzetten escrowregeling: steeds vaker willen leveranciers (als service naar hun afnemers) of gebruikersverenigingen op handige en betaalbare wijze escrow regelen. Wij kunnen de volledige opzet en invoering hiervan efficiënt begeleiden en regelen.
Mitopics heeft diverse escrowtrajecten begeleid voor zowel leveranciers als afnemers/gebruikers en gebruikersverenigingen en kent de partijen die als bewaarnemer kunnen optreden. Voor een vrijblijvend contact kunt u een e-mail sturen naar Mitopics. Onderstaand vindt u nog enige juridische achtergronden van escrowconstructies.
Overeenkomsten voor escrow
De afnemer/gebruiker van software kan het risico van stagnatie binnen zijn bedrijf reduceren door aan de leverancier om een escrowregeling te vragen. Als de leverancier zo´n regeling al heeft, dan kan de afnemer/gebruiker meestal eenvoudig worden aangemeld bij de bewaarnemer als nieuwe deelnemer en verkrijgt hij een eigen afgifterecht volgens de al bestaande regeling.
Heeft een leverancier nog geen escrowregeling dan kan deze worden opgezet. Er zijn diverse mogelijkheden, vooral ook inhoudelijk. Er zal een partij gevraagd moeten worden om als onafhankelijke bewaarnemer op te treden. Dat kan een commerciële escroworganisatie zijn die er zijn bedrijf van heeft gemaakt om software in bewaring te nemen, of een notaris die (mede) is gespecialiseerd is in escrow.Vervolgens moet beslist worden of een driepartijenovereenkomst wordt opgesteld (tussen bewaarnemer, leverancier en afnemer/gebruiker) of een tweepartijenovereenkomst (tussen bewaarnemer en leverancier), waarbij afnemer/gebruiker van de software kan worden aangemeld als begunstigde en een eigen recht op afgifte van de broncode krijgen.
Voor- en nadelen
Beide vormen hebben eigen voor- en nadelen en zijn vaak afhankelijk van de situatie waarin partijen zich bevinden.In de escrowovereenkomst nemen partijen een opsomming op van de situaties waarin door de afnemer/gebruiker van de software aanspraak kan worden gemaakt op datgene wat is gedeponeerd. Dat kan zijn als de leverancier failliet verklaard is, maar bijvoorbeeld ook als hij tegenover de afnemer/gebruiker zijn verplichtingen uit een onderhoudsovereenkomst niet is nagekomen. Het is maar net wat partijen zijn overeengekomen!Naast de afgifte van de broncode moet in de escrowovereenkomst ook het verlenen van een licentierecht op de broncode en alles wat daarbij hoort geregeld zijn. Is dat niet gebeurd dan mag een gebruiker die de broncode van de bewaarnemer heeft gekregen er misschien nog niets mee doen, omdat hij geen (gebruiks)recht heeft om aan de broncode te gaan sleutelen (of laten sleutelen). Met al deze aspecten moet bij het opzetten van escrow en de escrowovereenkomst rekening worden gehouden.Mitopics heeft ruime ervaring bij het opzetten van een escrowregeling en het opstellen en uitonderhandelen van escrowovereenkomsten.
