Privé internet en e-mail op de werkplek
Bij veel bedrijven is inmiddels e-mail en internettoegang op de werkplek gemeengoed. De moderne opvattingen van vrijheid van individuen en vervaging van rigide grenzen tussen privé en werk, maken dat voor werknemer én werkgever niet meer helder is wat de spelregels zijn. De controlemogelijkheden (door logging van e-mail en internetgebruik) zijn legio, de privacyprincipes dienen echter in acht genomen te worden. Helderheid is daarom gewenst én reguleert direct het gebruik!
Technische mogelijkheden en verleiding te over
Met de moderne techniek en snelle verbindingen zijn er mogelijkheden te over: sociale netwerksites als LinkedIn, Twitter, Facebook en Hyves, chatten, MSN, internetradio, online bankieren en beleggen, je vakantie regelen, het nieuwste huizenaanbod, downloaden van muziek en film, privé e-mail doorgeschakeld naar werk, etc. Waar ligt de grens?
Onduidelijkheid wekt onvrede
Voor een werknemer is het niet duidelijk wat wel en niet geaccepteerd is. Mag ik tussendoor even naar een nieuwssite surfen? Wat doe je als de baas binnenkomt en je hem z’n wenkbrauwen ziet fronsen? En dezelfde werkgever weet eigenlijk niet waar hij of zij de medewerkers op aan kan spreken. Onduidelijkheid geeft onrust, onnodig scheve gezichten en frustratie.
Veel recent onderzoek
Recente onderzoeken geven aan dat privé gebruik van deze faciliteiten ca. 5% van de werktijd van een medewerker beslaan. Deze studies reiken gelukkig ook diverse modellen voor bijvoorbeeld reglementen aan. Met een standaardreglement in de hand is de zaak op kantoor echter nog niet geregeld. De meningen over wat mag en wat niet, lopen vaak nogal uiteen en discussies lopen makkelijk uit de hand.
Alles geregeld
U bent pas echt geholpen als u dit onderwerp op een nette manier samenhangend geregeld hebt: een goed reglement, verankerd aan arbeidsovereenkomsten, akkoord van directie én werknemers plus OR, tools die registreren en wellicht bepaalde mogelijkheden afsluiten, en afspraken over wat systeembeheer kan, mag en moet doen.
Werkgever, werknemer én systeembeheerder geholpen!
Met een heldere en redelijke regeling is iedereen gediend. Werkgevers brengen balans tussen vrijheid van personeel en productiviteit op het werk. Mensen kunnen zonodig aangesproken worden. Werknemers hebben vrijheid om ook wat privé-zaken te kunnen regelen of even op Internet wat ontspanning te zoeken (teveel beperkingen werken demotiverend). Systeembeheer heeft helder wat ze mogen. Daarnaast komen ze niet in de klem als de directie hen verregaande verzoeken doet (om toegang tot de mail van een verdachte medewerker te verlenen). Heldere regels en inzicht in wat gelogd wordt, reduceren automatisch ongewenst gedrag en overbelasting van het netwerk (door allerlei downloads).
Overview en inzicht
Met een complete checklist, standaard modellen en presentaties, en diverse suggesties voor inrichting van techniek en logging, helpen we bedrijven dit snel en goed te regelen. Deze is gebaseerd op uitgebreide kennis inzake privacy, arbeidsrecht, IT-beheer, Richtlijnen en reglementen en netwerktools. Dit vertalen we met tact en overwicht naar management, OR, juridische zaken, personeelszaken en systeembeheer. Objectief, en zonder vervelende interne discussies.
