Projectbeheersing

IT -projecten zijn bijzondere projecten en hebben een reputatie opgebouwd dat ze makkelijk kunnen mislukken. En dat is niet voor niets. Om te beginnen is er internationaal en ook Nederlands onderzoeksmateriaal, dat aantoont dat het realiseren van een succesvol IT-project binnen tijd, kosten en kwaliteit eerder uitzondering dan regel is. Daarnaast maken onhandige aanpak, teveel maatwerk, onvoldoende volwassen producten en partners, onvoldoende match of onjuist gebruik dat het doel niet wordt gehaald.

Wij begeleiden als onafhankelijk IT-adviesbureau al ruim 21 jaar (sinds 1991) IT-projecten. En dat dan ook nog eens vanuit een combinatie van technische, bedrijfskundige en juridische expertise, alle drie, (of nog beter: in samenhang) erg belangrijk voor succes. Wij kunnen onze aanpak, bouwstenen, best practices, visie en ervaring voor u inzetten om te zorgen dat uw IT-project succesvol wordt. Of middels een second opinion of audit nagaan waar risico’s en verbeterpunten zitten in uw lopende traject.

Soorten IT-projecten

Natuurlijk zijn er vele soorten en maten IT-projecten. Bij dit onderwerp richten we ons op vervanging van belangrijke applicaties en IT-middelen in een organisatie, waarbij veelal gebruik wordt gemaakt van standaardpakketten of bewezen technologie.

Startkeuzen leggen de basis voor het resultaat

Voor de daadwerkelijke start van een IT-project kan de basis voor succes gelegd worden. Helaas worden vaak bij de start de kansen en mogelijke opbrengsten al ernstig ingeperkt. Door ongelukkige uitgangspunten of benadering, wordt de toegevoegde waarde van wat uiteindelijk gerealiseerd wordt, al tot 25% van het haalbare beperkt. Het is slim om vooraf te bedenken hoe omgegaan kan worden met de te voorziene risico’s die voortvloeien uit het project, de organisatie, de toepassing en de marktomstandigheden. Om vervolgens in te schatten waar de organisatie en haar totale IT en online diensten over ca. 3 jaar staan. En welke IT-gerelateerde zaken intern, extern of in moderne samenwerkingsverbanden kunnen worden gedaan. Vaak kunnen in één managementsessie al op hoofdlijnen deze elementen geïnventariseerd en doorgenomen worden. Zodat u de juiste start kunt maken.

Borging van de juiste functionaliteit

Als het uitgangspunt standaardpakketten of bewezen IT-componenten zijn die voldoen aan duidelijke standaarden, hoeft de hele functionaliteit niet in een klassiek ontwerp te worden vastgelegd. Wij werken met onze bewezen KSF-aanpak, waarin we eenvoudig de kritieke softwarefuncties benoemen, een effectief instrument om oplossingen op geschiktheid te toetsen. Niet alleen in RFI en RFP, maar ook in gerichte demo’s en daarna een slimme proeftuin, waardoor grote zekerheid en duidelijkheid over de functionaliteit ontstaat, inclusief hetgeen op maat gemaakt moet worden.

Goede keuze van leverancier en partner

Door een in deelstapjes en met standaard bouwstenen uitgewerkte aanpak, is de selectie van oplossing en ook die van de partner(s) voor implementatie en beheer, heel helder en beheersbaar. Voor organisaties in de overheid (of overheidsgerelateerde), kunnen we nagaan in hoeverre dit traject als Europese aanbesteding moet verlopen. Hiermee hebben we inmiddels ruime ervaring, waardoor de aanbesteding zelf geen problemen hoeft op te leveren.

Verantwoord omgaan met moderne IT

Moderne mogelijkheden als  SaaS, Cloud, Open Source en Mobile kunnen vaak meegenomen worden in een IT-project. Ook gebruik van Agile en Scrum benadering is onder omstandigheden een interessante optie. Wij kunnen u bij deze en andere moderne IT-concepten aangeven wat in uw situatie de toegevoegde waarde en ook de valkuilen kunnen zijn. En hoe u ze in uw project verantwoord in kunt zetten en in de grip kunt houden.

Samenwerkingsafspraken

De juridische component in IT is de afgelopen decennia gestaag gegroeid tot een heel wezenlijke. Cruciaal in een IT-project zijn natuurlijk de afspraken over het project, de investeringen en de doorlopende diensten als onderhoud, hosting en beheer. Daarvoor zijn een aantal overeenkomsten en SLA’s nodig. Vaak is dit al in de RFI- en RFP-fase meegenomen, en komt in de onderhandeling alles bij elkaar. De gemaakte afspraken moeten goed aansluiten op de risico’s en doelstelling van het project, en daarnaast helder en goed werkbaar zijn, ook bij veranderende omstandigheden. Daarbij zijn beveiliging, privacy, continuïteit, exit-mogelijkheden, innovatie en samenwerkingsopties van groot belang. Onze eigen ICT-juristen kunnen deze zaken goed begeleiden en vastleggen.

Grip houden

Met goede afspraken begint dan de echte levering, implementatie etc., en ontstaan nieuwe ontwikkelingen, inzichten en worden ook beperkingen zichtbaar. Daarbij is het van belang om de afspraken en het model voor samenwerken goed voor ogen te houden, zodat tijdens het project de stuurgroep en de projectleiding het project op koers kunnen houden. Door juiste ‘contract control’ zorgt u dat de afspraken duidelijk blijven en niet onbewust of onbedoeld gaan afwijken. In het geval van dreigende geschillen, is het van belang tijdig goede conflicthantering toe te passen (denk aan interventies als praktische mediation) en de positie te bewaken. Hiervoor kan in grote projecten ook een ‘dispute board’ worden benoemd, die eventuele geschillen snel kan behandelen, zodat het project door kan.

Projectbeheersing versus bestaande modellen

Deze wijze van benaderen is natuurlijk op onderdelen niet altijd volledig nieuw, maar als geheel uniek en zeer krachtig. Door het overzien van aanpak en risico’s in IT-projecten, vanuit de samenhang van technische, bedrijfskundige en juridische invalshoeken, en het hierop kunnen inrichten, adviseren en managen van IT-projecten. Daarin zijn best practices uit bijvoorbeeld ISPL opgenomen. Doordat we de essentie van IT zowel managerial als inhoudelijk snappen, gaat dit veel verder dan algemene projectmethodieken als Prince2.

Samengevat: succes door grip

Met deze korte beschrijving, waarin we nog niet eens het topje van de ijsberg van projectbeheersing hebben kunnen behandelen, hopen we u duidelijk te maken met welke benadering we naar IT-projecten kijken, en u heel concreet kunnen helpen om deze succesvol te laten zijn, doordat u de juiste keuzen maakt en grip heeft en houdt op het project en uw doelstellingen daarbij.

Vraag een informatief gesprek aan

Secretariaat Mitopics

Contact: 

Mitopics levert onafhankelijk IT-advies vanuit de combinatie van technische, juridische en bedrijfskundige expertise. U kunt bij Mitopics terecht voor advies inzake beleid, it- inkoop en vernieuwing, contractering, beoordeling en aanverwante diensten. Klik voor meer informatie op Diensten of neem contact met ons op.