Implementatiebegeleiding

Het invoeren van een nieuw informatiesysteem betekent verandering. Niet alleen in hard- en/of software, maar bijvoorbeeld ook in de administratieve werkwijze. Het blijkt niet gemakkelijk de tijd, het budget en de kwaliteit volledig te bewaken en waar nodig bij te sturen. Daar het normale werk gewoon doorgaat, dient de continuïteit van de informatievoorziening gewaarborgd te worden.

Vooraf goede afspraken over aanpak

De prioriteiten en werkdruk binnen de organisatie, de benodigde opleiding en de diverse implementatie-inspanningen vereisen vooraf goede afstemming. Een en ander moet duidelijk worden vastgelegd in heldere afspraken, gemaakt in overleg tussen de cliënt, leverancier en begeleidend adviseur. Inrichting, schaduwdraaien, acceptatietests, conversies, opleidingen en tuning zijn belangrijke aandachtspunten. Op basis van een reële inschatting van wenselijkheid en haalbaarheid moet worden bepaald wanneer welke onderdelen en modules in gebruik genomen worden.

Realiseren van oorspronkelijke doelstellingen

Meestal worden de diverse werkzaamheden primair uitgevoerd door de organisatie en de betrokken leverancier. De betrokkenheid van een externe, onafhankelijke adviseur is echter door zijn inbreng van kennis en ervaring een belangrijke succesfactor bij het daadwerkelijk realiseren van de doelstellingen. Daarnaast kan hij een intern capaciteitsprobleem praktisch overbruggen.

Kwaliteitsbewaking

Tijdens de implementatie is het zaak overschrijdingen van tijd en budget tijdig te signaleren en waar mogelijk te voorkomen. Hieraan kan een adviseur als ervaren intermediair een belangrijke bijdrage leveren. Dit kan bijvoorbeeld als lid van de project- of stuurgroep of vanuit een klankbordrol. Hij kan adviseren bij het bepalen van de minst belastende implementatie-aanpak. Ook bij de diverse aandachtspunten tijdens de implementatie biedt hij een deskundig houvast. Zijn kennis en ervaring voorkomen vertraging of afname van motivatie.

(Bege)leiding en ondersteuning

Implementatie betekent koppeling tussen techniek en organisatie. Op basis van ervaring en branchekennis kan de adviseur ook bijdragen aan de opzet en invoering. Zeker op terreinen die voor de organisatie relatief nieuw zijn, heeft dit grote meerwaarde. Werkzaamheden kunnen naast coördinatie of projectleiding ondermeer bestaan uit het opzetten en evalueren van een proeftuin, het aansturen of ondersteunen van project- en werkgroepen, afstemmen / onderhandelen met de leveranciers of het begeleiden van de acceptatietest.