Het winkeltje op de hoek en hippe laptops

Bij aanbestedingen zijn er verschillende typen criteria om de juiste leverancier en de juiste oplossing te contracteren. Voor personen onbekend met aanbestedingen kan de terminologie die gebruikt wordt verwarrend zijn, daarom eens een uitleg in jip-en-janneketaal die de verschillen tussen geschiktheidseisen en gunningscriteria duidelijk maakt op een manier zodat u ze nooit meer vergeet.

Bij Europees aanbesteden is in de regelgeving sprake van uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria en gunningscriteria. Met name het verschil tussen geschiktheidseisen en gunningscriteria is niet altijd duidelijk bij degene die bij de aanbesteding worden betrokken. Hier geldt dat de geschiktheidseisen de eisen zijn aan de leverancier en zo bepalen wie mee mogen doen in een aanbesteding,  gunningscriteria zijn de eisen en wensen aan hetgeen geleverd moet worden en bepalen zo wat gekocht gaat worden. Onderstaand een voorbeeld om deze verschillen te verduidelijken.

Peter wil laptops inkopen voor zijn bedrijf. Omdat hij niet precies weet wat hij moet kopen vraagt hij enkele collega’s wat ze belangrijk vinden. Theo vindt accuduur belangrijk, Jan wil een snelle processor, Henk wil dat de laptop licht is en Annie vind het leuk als de laptop een hippe uitstraling heeft. Zelf vindt Peter de prijs erg belangrijk. Het verwart Peter, wat moet hij nu kopen als de wensen zo verschillend zijn?

Piekerende Peter besluit een puntensysteem op te stellen waarmee er punten worden toegekend aan accuduur, processorsnelheid, gewicht en het design van een laptop. Hij wil uiteindelijk apparaten aanschaffen die op al deze punten samen de hoogste score hebben: hij heeft nu de gunningscriteria opgesteld. Voor een aanbesteding is hij er echter nog niet; samen met zijn collega’s zal hij nog moeten bepalen hoe deze criteria zich onderling verhouden en ook het belang van de prijs hierin afwegen.

Een andere vraag voor Peter is waar hij de laptops moet kopen? Peter koopt zijn eigen elektronica altijd bij het winkeltje bij hem op de hoek waar hij altijd zo’n gezellig praatje maakt met de eigenaar. Zou hij de paar honderd laptops voor zijn bedrijf ook hier kunnen aanschaffen? Hij overlegt met zijn financiële man. Deze vindt het niet zo’n goed idee; het winkeltje op de hoek heeft nog nooit zo’n grote opdracht gedaan, hij ziet daar zelden andere mensen en die eigenaar zit toch al bijna tegen zijn pensioen aan? In overleg met Peter stelt hij een lijstje op van eisen waaraan een leverancier moet voldoen voordat ze daar iets willen kopen. Ze besluiten dat bedrijven die niet eerder minimaal 250 laptops geleverd hebben niet mogen mee doen en vragen  de leverancier zijn financiële draagkracht aan te tonen: ze hebben nu geschiktheidseisen opgesteld.

Zoals hierboven is te lezen, zijn er bij IT-vernieuwingstrajecten geschiktheidseisen en gunningscriteria. Geschiktheidseisen hebben betrekking op de leverancier en gunningscriteria op wat er gekocht wordt. Het opstellen van deze eisen en criteria, en het toekennen van een (transparante) waardering van de eisen en criteria is bepalend voor de uitkomst van de aanbesteding. Indien hier niet voldoende aandacht aan wordt besteed is er kans op een onbevredigend eindresultaat.

Mitopics is gezien haar ervaring met (Europese) aanbestedingen bij uitstek geschikt om te helpen bij dit proces om zo te waarborgen dat een aanbesteding correct wordt doorlopen en het gewenste resultaat wordt bereikt. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Paul van Deursen.

Redactie Nieuwsbrief

Contact: 

Nieuwsbriefredactie verzorgt maandelijkse kennis update nieuwsbrief over actuele IT- onderwerpen en ontwikkelingen. Wilt u zich ook abonneren op de nieuwsbrief, klik dan hier.

Vragen/opmerkingen over dit artikel? Reageer hieronder:

Gelieve alle velden in te vullen. Uw e-mail wordt niet gepubliceerd. ×