Contractmanagement

Komende trainingen, presentaties en evenementen

| 13-03-2015

Binnenkort verzorgen wij diverse trainingen en presentaties over IT-contracten, inkopen van ICT en Contract Management. Interesse? Neem dan gerust even contact met ons op.

Europese aanbestedingsproblemen: eerder symptoom dan oorzaak IT-problemen

| 25-02-2015

In de commentaren op het rapport van de Commissie-Elias is één rode draad waar te
nemen: Europese aanbestedingsregels zouden zozeer knellen dat zij een belangrijke bron van
de problemen zouden zijn. Sommige commentaren riepen zelfs op tot een algehele afschaffing
van de aanbestedingsregels. Een reactie op deze reacties.

Jeroen Bosch Ziekenhuis/Alert, van onbevredigend naar onnavolgbaar

| 24-02-2015

We hebben al eerder aandacht besteed aan de verwikkelingen tussen het Jeroen Bosch Ziekenhuis en Alert Life Sciences Computing. Vorige week deed het Hof Oost-Brabant uitspraak in hoger beroep in deze kwestie. En waar de Rechtbank in eerste instantie een onbevredigende maar navolgbare uitspraak deed, doet het Hof het omgekeerde.

Jurisprudentie voor contractmanagers (2/3): klaag op tijd om rechten te behouden

| 23-02-2015

Totstandkoming van overeenkomsten en de uitleg van contractsbepalingen, het voorkomen van rechtsverwerking en de rechten van schuldeisers bij niet-nakoming van afspraken. Deze drie thema’s zijn geregeld voorwerp van geschillen die aan de rechter worden voorgelegd. Enkele ‘leuke’ recente uitspraken zijn voor u op een rijtje gezet en worden per thema in drie opeenvolgende Blog-bijdragen besproken. In deze bijdrage ligt de focus op de klachtplicht van 6:89 BW. Uit een recent vonnis van de Rechtbank Gelderland bleek eens te meer dat je tijdig moet klagen bij de wederpartij over niet (goed) nagekomen afspraken, teneinde rechten op nakoming en schadevergoeding te kunnen behouden.

 

Voorkomen van rechtsverwerking: de klachtplicht van 6:89 BW

Relevante contractenrechtelijke beginselen

In de vorige bijdrage werd kort stilgestaan bij het pacta sunt servanda-beginsel. Afspraken moeten worden nagekomen door de partijen die deze maakten. Gebeurt dat niet, dan heeft de wederpartij van de niet-presterende partij onder andere het recht om nakoming te vorderen. Dit recht kan worden ingeroepen gedurende vijf jaar als er een verbintenis tot “een geven of een doen” is overeengekomen, bijvoorbeeld een betalingsverplichting of een leveringsverplichting, waarna vorderingsrechten van rechtswege (meestal) verjaren. In principe kan men dus een nalatige wederpartij gedurende een periode van vijf jaar nog aan zijn afspraken houden. Ten minste, als daarbij rekening wordt gehouden met de wettelijke klachtplicht, zoals die bijvoorbeeld is opgenomen in 6:89 BW: “De schuldeiser kan op een gebrek in de prestatie geen beroep meer doen, indien hij niet binnen bekwame tijd nadat hij het gebrek heeft ontdekt of redelijkerwijze had moeten ontdekken, bij de schuldenaar ter zake heeft geprotesteerd.” De omstandigheid waarin een partij geen vordering tot nakoming (en andere rechtsvorderingen/remedies) meer kan instellen jegens zijn wederpartij heet in juridisch jargon rechtsverwerking. Een aantal vragen doet zich voor bij lezing van artikel 6:89. Wat is een bekwame tijd voor het ontdekken van een gebrek? In welke gevallen zou een schuldeiser “redelijkerwijze” een gebrek moeten ontdekken? Hoe moet een “protest” eruit zien? De termijn waarbinnen geklaagd moet worden is naar zijn aard flexibel. De staande leer van de Hoge Raad is dat met alle relevante omstandigheden van het geval rekening moet worden gehouden. Daarbij spelen bijvoorbeeld een rol: de rechtsverhouding tussen partijen, de juridische kennis en kunde waarop partijen zich hebben kunnen verlaten en de aard en de waarneembaarheid van het aanwezige gebrek.

 

Spitters/Electel

De Rechtbank Gelderland deed op 19 november 2014 uitspraak in de zaak die Spitters Elektrotechniek had aangespannen tegen softwareleverancier Electel. Spitters was eerder met Electel overeengekomen dat laatstgenoemde een aan de hand van Spitters’ wensen ingeregeld standaard-softwarepakket zou leveren dat Spitters kon gebruiken voor planning en ondersteuning bij het aanleggen van glasvezelnetwerken. Het softwarepakket zou in ieder geval bestaan uit een planningstool (Plato) en een engineeringtool (Flex-Pro). In 2008 (een exacte datum is niet terug te vinden in de uitspraak) leverde Electel de engineeringstool. Spitters wachtte met ingebruikname daarvan tot ook Plato (in 2009) werd geleverd. Na ingebruikname bleek in ieder geval de engineeringstool niet te voldoen aan de wensen van Spitters. Na enig gesteggel (in mei 2009 verstuurde Spitters een waslijst met aanpassingsverzoeken en uiteindelijk op 23 februari 2012 een ingebrekestelling) vorderde Spitters onder andere nakoming van de verplichtingen door Electel om software te leveren in overeenstemming met de wensen van Spitters. Electel verweerde zich, door onder andere te stellen dat men zicht niet herkende in de stellingen van Spitters, en dat Spitters bovendien te laat geklaagd zou hebben ter zake van de beweerde gebreken.

Ten aanzien van de klachtplicht overwoog de rechtbank dat niet gesteld noch gebleken is dat Spitters heeft geklaagd, noch dat zulks tijdig is gebeurd, en “dat van tijdige en concrete klachten over hetzij het gekochte hetzij daaraan verrichte aanpassingswerkzaamheden niet gebleken is. Er is daarmee geen moment aanwijsbaar waarop Electel in verzuim verkeerde en ontbinding van de overeenkomst gerechtvaardigd was.”. Spitters heeft dus niet voldaan aan de klachtplicht, en daarmee zijn diens verdere rechten vervallen. En dat nog wel (ruim) binnen de verjaringstermijn van vijf jaar.

Om te voorkomen dat men voor verrassingen komt te staan bij het aanspreken van een wederpartij tot (deugdelijke) nakoming, is het dus zaak om je er altijd van te vergewissen dat er is voldaan aan de klachtplicht van artikel 6:89 BW. Het devies is om zo snel als redelijkerwijs mogelijk na de levering van een prestatie te controleren of die voldoet aan de overeengekomen wensen en eisen. Blijkt dat niet het geval, moet men, wederom zo snel mogelijk, bij de leverancier te protesteren. Dat kan het beste per aangetekend schrijven gebeuren, zodat in een eventuele latere procedure bewezen kan worden dat de klacht ter zake van een geconstateerd gebrek de leverancier heeft bereikt.

Voor iedere organisatie en iedere contractmanager dus een belangrijke uitdaging om ervoor te zorgen dat als iets niet in orde is, tijdig a) de tekortkoming te constateren b) een passende reactie voor te bereiden, c) deze te communiceren, waarbij – op schrift –  zonneklaar wordt gemaakt waarin de tekortkoming bestaat, al dan niet voorzien van een ingebrekestelling, en dat d) de reactie van de leverancier beoordeeld wordt en zo nodig vervolg krijgt. Als het op een informele manier of  ‘halfslachtig’ aangekaart wordt, kunt u wellicht straks u niet meer beroepen op de gemaakte afspraken, of andere contractenrechtelijke remedies!

Mitopics wordt regelmatig ingeschakeld bij contracteren van IT, het proactief beheersen van de relatie tussen contractspartijen en het (voorkomen van) geschillen. Wilt u daarover meer weten, dan kunt u contact opnemen met IT-jurist Roeland de Bruin.

Jurisprudentie voor contractmanagers: recente ‘highlights’ (1/3)

| 30-01-2015

Totstandkoming van overeenkomsten en de uitleg van contractsbepalingen, het voorkomen van rechtsverwerking en de rechten van schuldeisers bij niet-nakoming van afspraken. Deze drie thema’s zijn geregeld voorwerp van geschillen die aan de rechter worden voorgelegd. Enkele ‘leuke’ recente uitspraken zijn voor u op een rijtje gezet en worden per thema in drie opeenvolgende Blog-bijdragen besproken. Deze maand: de uitleg van ‘entire-agreement clausules’, ofwel ‘vierhoekenbedingen’ door de Hoge Raad.

 

Totstandkoming van overeenkomsten en de uitleg van contractsbepalingen door de rechter.

Relevante contractenrechtelijke beginselen

In beginsel zijn contractspartijen vrij om met elkaar af te spreken wat zij willen. Deze contractsvrijheid wordt doorkruist als partijen zaken overeenkomen die in strijd zijn met bepalingen die door de wetgever als dwingendrechtelijk zijn bestempeld. Wordt er gecontracteerd in strijd met dwingend recht, dan kan op deze afspraken geen beroep worden gedaan. Aan de afspraken die (in overeenstemming met dwingend recht) worden gemaakt dienen partijen zich vervolgens te houden. Door juristen wordt dit omschreven als het “pacta sunt servanda”-beginsel. Zijn partijen het niet eens over de betekenis van de bepalingen uit een overeenkomst, dan zijn er verschillende wijzen waarop de rechter deze bepalingen kan uitleggen. Grofweg zijn dat er twee. De eerste wordt toegepast als partijen met elkaar hebben onderhandeld over de inhoud van het contract. In dat geval zal de rechter geneigd zijn ook de bedoeling van partijen proberen te lezen in de bewoordingen van de overeenkomst. Dat kan anders zijn als er twee commerciële partijen met elkaar contracteren. Dan komt vaak zwaarwegende betekenis toe aan de letterlijke tekst van de overeenkomst.

De uitleg van entire agreement clausules

In het arrest van de Hoge Raad van 5 april 2013 (Lundiform/Mexx) speelde het volgende. Winkelinrichter Lundiform werd op enig moment benaderd door een vertegenwoordiger van het (inmiddels failliete, en doorgestarte) kledingconcern Mexx, om een aantal Mexx-stores van winkelinrichting te voorzien. Daar had Lundiform oren naar, en een onderhandelingstraject was het gevolg. Mexx gaf daarbij onder andere per email aan Lundiform te kennen winkelinrichtingen af te willen nemen voor zeker 36 Mexx-stores, met een gezamenlijk vloeroppervlak van zo’n 13108 vierkante meter. Na de contractsonderhandelingen stelde Mexx een overeenkomst op (in het Engels), die door beide partijen werd ondertekend. Deze bevatte onder meer de volgende bepaling: “Mexx guarantees to purchase all Hardware stock of Lundiform that is ordered on the basis of Mexx’s confirmed forecast […]”, waarbij niets werd gezegd over een (minimale) afname van het in de onderhandelingen beloofde winkelvloeroppervlak. Ook stond in de overeenkomst dat: “This Agreement constitutes the entire agreement between the parties and supersedes any earlier written or oral arrangements and agreements made between the parties”. Deze uit de Anglo-Amerikaanse praktijk afkomstige bepaling, een zogenaamde “entire agreement clausule” ofwel “vierhoekenbeding” stelde zwart op wit dat alle afspraken tussen partijen in de overeenkomst werden vastgelegd, en dat partijen geen beroep meer zouden kunnen doen op afspraken die voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst werden gemaakt.

Na een jaar zegde Mexx de overeenkomst op. Terwijl er van de eerder beloofde 13108 m2 af te nemen winkelinrichting er nog maar 8963 m2 was afgenomen. Lundiform vorderde onder meer afname van het restant van de winkelinrichting dat inmiddels geproduceerd was voor Mexx, op basis van de afspraken die werden gemaakt voor het sluiten van het contract. Mexx weigerde, wijzend op de “confirmed forecast”-procedure en de entire-agreement clausule die in het contract stonden. Het Hof gaf Mexx gelijk, overwegende dat “aan de taalkundige betekenis van de gekozen bewoordingen van de overeenkomst grote betekenis toekomt, gebaseerd op het uitgangspunt dat het om een commerciële overeenkomst gaat, gesloten tussen professioneel opererende partijen die over de inhoud van de overeenkomst hebben onderhandeld, terwijl de overeenkomst ertoe strekt de wederzijdse rechten en verplichtingen nauwkeurig vast te leggen”. Daarmee liet het Hof dus het vierhoekenbeding in stand, en verwierp de vorderingen van Lundiform, nu op basis van de overeengekomen “confirmed forecast”-procedure er geen verdere afnameverplichtingen waren aan de zijde van Mexx.

De Hoge Raad oordeelde anders, en stelde dat indien het waar is dat “partijen niet over schriftelijke overeenkomst hebben onderhandeld”, en “dat Lundiform bij de totstandkoming van de overeenkomst niet werd bijgestaan door een jurist”, terwijl “het modelcontract was opgesteld door het “legal department” van Mexx”, daarmee de reden vervalt om bij de uitleg van de overeenkomst “groot gewicht toe te kennen aan de taalkundige betekenis van de gekozen bewoordingen”. Verder merkte de Hoge Raad op dat entire agreement clausules op zichzelf geen uitlegbepalingen zijn, maar dat dergelijke bepalingen er niet zonder meer aan in de weg staan “voor de uitleg van in de overeenkomst vervatte bepalingen betekenis wordt toegekend aan verklaringen die zijn afgelegd dan wel gedragingen die zijn verricht, in het stadium voorafgaand aan het sluiten van de overeenkomst”.

Hieruit kan worden afgeleid, dat vierhoekenbedingen niet per definitie zo “hard” zijn als ze op het eerste gezicht wel lijken: ook afspraken of gedragingen van partijen in de fase voorafgaand aan het sluiten van het contract, kunnen dus van belang zijn bij de uitleg van contractsbepalingen.

Het Gerechtshof Den Haag oordeelde op 22 januari 2014 in lijn met deze uitlegregels. Hier stonden het Franse GDF en de Nederlands Aardolie Maatschappij tegenover elkaar. Het geschil had betrekking op de afwikkeling van de verkoop van aardolie- en gasvelden in de Noordzee door de NAM aan GDF. In dit geval waren partijen ook een entire agreement clausule overeengekomen, maar, zo bleek uit in de overwegingen van het Hof, hier hadden partijen de expliciete bedoeling om de “letterlijke tekst van de tussen partijen gesloten overeenkomsten” doorslaggevend te laten zijn. Daarmee bleef ook het vierhoekenbeding tussen partijen van kracht

Mitopics wordt regelmatig ingeschakeld bij het onderhandelen over en sluiten van (internationale) overeenkomsten. Ook worden onze juristen betrokken bij (het voorkomen van) geschillen. Wilt u daarover meer weten, dan kunt u contact opnemen met IT-jurist Roeland de Bruin.

Training Contractmanagement zet aan tot actie

| 23-05-2014

Tien cursisten raken enthousiast over Contractmanagement en geven aan wat ze bij terugkomst in hun bedrijf denken te gaan doen.

Nieuwe training: Contractmanagement en risicobeheersing voor IT-projectmanagers

| 09-04-2014

Mitopics en Heliview Conferences & Training organiseren op 13 & 14 mei de eerste editie van de training Contractmanagement en risicobeheersing voor IT-projectmanagers. Centraal staat tijdens deze training het vertrouwd raken met contracten en risico’s van IT-projecten.

Contractmanagementsoftware beperkt ingezet, gastcolleges op Saxion Hogeschool, promotie Lesley Broos en meer

| 31-03-2014

In onze vandaag verzonden Kennis Update nieuwsbrief nr. 26 leest u meer over afronding van contractmanagementsoftware onderzoek, gastcolleges verzorgd door Mitopics, promotie van Lesley Broos en andere, zie verder hieronder.

Onze expertise delen: Trainingen & Workshops

| 28-02-2014

Mitopics verzorgt met regelmaat cursussen, opleidingen en workshops. Naast in-house trainingen, verzorgen wij ook een aantal reguliere cursussen en opleidingen (o.a. met partners Heliview en NEVI Opleiding).

Het uitpersen van leveranciers – wat is slim?

| 31-01-2014

De inkoper die het onderste uit de kan wil, krijgt het lid op de neus. Het afdwingen van korting bij leveranciers, kan averechts werken. Een praktijkvoorbeeld.

Groot onderzoek naar tevredenheid met contractmanagementsoftware

| 31-01-2014

In samenwerking met NEVI doet Mitopics onderzoek naar de tevredenheid met contractmanagementsoftware onder inkopers en contractmanagers. Spiegel uw gebruik en ervaringen met contractmanagementsoftware aan die van ruim 200 inkopers en contractmanagers die al meedoen aan het onderzoek!