Oplossingen voor (e-)HRM/Payrolling: stand van zaken anno 2011

Mitopics heeft ruim 15 jaar ervaring met (systemen ter ondersteuning van) het ontwikkelen van talent in mensen opgedaan in de sociale werkvoorziening. Vanuit die basis is Mitopics sinds 2005 ook een veelgevraagd adviespartner voor business cases, doorlichtingen, marktonderzoeken, pakketselecties, inkooptrajecten (o.a. Europese aanbestedingen) en implementatiebegeleiding van trajecten rondom E-HRM/Salarisprocessen en IT-systemen. Alle reden om jaarlijks een kijkje te nemen op de beurs P&O-Systems (naar hun eigen zeggen hét platform voor HR-, planning- en salarisprofessionals).

Een eerste indruk: zeer druk bezocht door gebruikers van e-HRM/Salarissystemen, hoe vol de beursvloer was tijdens de pauzes viel pas echt goed op als de lezingen weer begonnen en vrijwel iedereen één van de lezingen bezocht. Belangrijke thema’s vanuit de aanbodzijde waren Het Nieuwe Werken, Zelfroosteren (noviteit: de creatieve oplossing van Intus waarbij medewerkers extra punten verdienen wanneer zij zichzelf inroosteren voor niet courante activiteiten of tijdstippen), Tijdregistratie, Planning (formatie), evolutie op de arbeidsmarkt, matchen, digitale dossiers, talentmanagement en de generatie van Digital natives. Het was een beurs waar veel leveranciers die actief zijn als aanbieder van (e-)HRM & Payrolling systemen acte de presence gaven. En wat betreft de lezingen waren er goede key note sprekers (focus op vinden en ontwikkelen van talent, de Digital native en de impact van social media), een aantal leuke parallelsessies met praktijkcases waarbij de gebruiker aan het woord kwam en een aantal meer commerciële presentaties van producten.

Even kijken: wie zijn heden ten dage de spelers op de leveranciersmarkt (en: een onverwachte acquisitie!)

De leveranciersmarkt van IT-systemen was zeer goed vertegenwoordigd (anders gezegd, er waren louter leveranciers van IT-oplossingen), vrijwel alle leveranciers met een relevante positie op de markt van (e-)HRM & Payrolling systemen (en ook nog zonder een echte marktpositie) waren present. Dat kwam ons goed uit, want naast een algemene update van onze marktkennis liepen mijn collega en ik ook rond om met een aantal specifieke vragen vanuit lopende advies- en inkooptrajecten. Kijkend naar de oplossingen zagen wij naast een aantal traditionele spelers die brede functionaliteit bieden incl. ondersteuning van veel CAO’s (ADP, AFAS, Centric, CTB, Raet):

  • aanbieders van schiloplossingen (Daywize, Hunite),
  • opvallend veel – aanbieders met oplossingen voor tijdregistratie, planning en roostering (Atimo, Aenova, Atrea, Integral, Intus, Paralax, Softbrick, VPTU)
  • overige spelers zoals Merces en Polaris, TOPdesk met hun HR-services module en Ingersoll Rand met een oplossing voor toegangscontrole.

Opvallende afwezigen, toch partijen die zich profileren als speler op de markt voor dit soort systemen:

  • Microsoft oplossingen van Mercash (Dynamics NAV),
  • Fourvision (Dynamics AX)
  • DBS (Talent & Salaris),
  • Exact,
  • SAP (met de All-in-One template van Magma)
  • Unit4.

Een aanduiding dat de huidige trend is om HRM/Payrolling qua IT-instrumentarium op te lossen met deeloplossingen (‘best -of-breed’ of een schil over het huidige systeem), en minder vanuit een geïntegreerde focus? Een voorbode van de trend voor P&O-Systems 2012: de (on)mogelijkheden om HRM-informatie snel en correct te koppelen aan informatie uit mijn andere primaire bedrijfssystemen! Tevens misten wij Allshare. Navraag bij ADP, één van hun vaste partners die wij kennen uit een aantal inkooptrajecten van E-HRM/Payroll-systemen voor provincies en andere lokale overheden, leverde wat onduidelijke antwoorden op, maar om één uur die middag werd duidelijk waarom: ADP maakte de overname van Allshare HR Solutions bekend.

Praktijkervaringen versus onderzoek naar functionaliteiten

In een aantal  presentaties werd overigens verwezen naar de update uit 2009 van het onderzoek naar HRM-systemen van KPMG (2004). Belangrijke kanttekening die wij vanuit Mitopics maken bij dit onderzoek is dat de kwalificatie van de functionaliteit in de verschillende pakketten gebaseerd is op gegevens aangeleverd door en afgestemd met de aanbieders van de systemen. Bij een aantal leveranciers (niet nader genoemd wordt welke) is een beperkte verificatie uitgevoerd. Op basis van onze ervaring geeft dit rapport met scores per functionaliteit een te rooskleurig beeld van de werkelijkheid. Naast ervaringen uit het begeleiden van implementatietrajecten van (e-)HRM & Payrolling systemen gebruiken wij bij inkooptrajecten en proeftuinen (bij de klant op locatie uitgevoerde en door de klant getoetste Proof of concept) op de eigen organisatie geënte simulaties voor het valideren van dergelijke oplossingen. De resultaten uit deze trajecten tonen in de regel aan dat een uitvraag van standaard aanwezige functionaliteit door veel leveranciers erg ‘ambitieus’ wordt beantwoord.

Vanuit HR richten op flexibiliteit ontwikkeling ……….. ondanks beperkingen in IT-ondersteuning!

Het programma had een aantal interessante key note sprekers. De ochtend werd geopend door  Ludwig Hoeksema van Berenschot met een reflectie op HR-trends zoals kenners die zien:

  • het vinden en ontwikkelen van talent gezien de wijziging in arbeidsverhoudingen en (toenemende) schaarste op de markt,
  • sturen op gedrag en productiviteit als basis voor groei i.p.v. vaststellen van KPI’s, opstellen van planningen,  opleggen van regels,
  • indelen in competenties en gebruik van systemen en voor het HR-vakgebied focus op “O” in P&O (t.o.v. HRM) ter bevordering van de wendbaarheid van de organisatie om snel en tijdig in te kunnen spelen op ontwikkelingen en trends.

Als HR-professional veel meer bezig zijn met ontwikkeling van mensen en communicatie met de arbeidsmarkt en minder met registratieve en administratieve taken. Overigens, hier ligt ook een missie richting leveranciers, kijkend naar de zaken die in systemen voor (E-)HRM & Payrolling worden ondersteund, die zijn volgens het onderzoek HR-trends 2011-2011 primair ingericht op ondersteuning van juist die registratieve en administratieve taken.

Na het nieuwe werken komt ……….. het oude werken!

Key note spreker in de middag was Peter van Baalen, Associate professor aan de Rotterdam School of Management. Vanuit het perspectief van het nieuwe werken (HNW) ‘Hype of hope?’ ging hij in op één specifieke trend: de ‘nieuwe medewerker’, de digital native die geboren is in het web-tijdperk. De digital native is gewend altijd en overal online te zijn, terwijl veel managers van deze tijd behoren tot de digital immigrants, die zich in meer of mindere mate (of dit nog nauwelijks hebben gedaan!) hebben moeten aanpassen aan deze nieuwe tijd. Overigens leidden de onderzoeksresultaten ook tot de constatering dat bij het vergelijken van de situatie voor en na invoeren van het nieuwe werken eigenlijk weinig noemenswaardige effecten zijn gemeten. Iets wat Van Baalen zelf ook interessant vond, want hoe kan dat nu….? Terloops wees hij de zaal op het risico om als onderzoeker je onderzoek te baseren op een trend (een onderzoek dat een aantal jaar duurt dient uitendelijk wel te resulteren in een publicabel artikel). De Faculteit Bedrijfskunde van de Erasmus Universiteit heeft met het onderzoeksprogramma Erasmus@work in opdracht van Microsoft Nederland uitgebreid onderzoek gedaan naar HNW onder een populatie van inmiddels ca. 4.000 mensen. Centrale vraag is hoe werkplekinnovatie bijdraagt aan de Triple Bottom LinePeople (tevredenheid, work-life balance), Profit (flexibiliteit, productiviteit, innovativiteit) en Planet (duurzaamheid, reisbewegingen). M.a.w. de toegevoegde waarde voor de medewerker, voor de organisatie en voor de leefomgeving. Met name twee trends die van invloed lijken te zijn op de adoptie van HNW werden verder uitgediept: de ontwikkeling van ondersteunende technologie en de opkomst van de digital native die een duidelijke Brain Gap hebben t.o.v. de digital immigrants.  Tot slot stipte Peter nog even kort een technologische ontwikkleingen aan die een randvoorwaarde vormen voor HNW: de opkomt van de Cloud, SaaS, roadmaps van ‘on premise’ producten van Microsoft, Lawson en Oracle en dienstverleners via internet als eBay, Amazon en Google. Zijn conclusie luidde: HNW: Hope! (want we moeten wel!)

Programma: aansprekende cases van bedrijven  …  naast traditionele (commerciële) productpresentaties

Gezien het grote aantal lezingen en het feit dat wij de ‘rust’ op de beursvloer ook hebben gebruikt om met een aantal leveranciers te spreken over specifieke functionaliteit in de pakketten, hebben we slechts een deel van de lezingen bezocht. Opvallend daarin wat ons betreft was de diverse kwaliteit van de parallellezingen. In onze ervaring spreken met name praktijkverhalen aan, bij voorkeur verteld door het bedrijf of de organisatie zelf, in dit geval waren er toch relatief veel lezingen die verzorgd werden door commerciële medewerkers van de leverancier. Desondanks een aantal leuke uitschieters met leveranciers die in de parallelsessies hun klant aan het woord lieten, in de regel waren dit bijzonder leuke lezingen. Zo volgden wij onder andere de volgende lezingen:

Santeon

Santeon staat voor een groep van 9 ziekenhuizen die gezamenlijk één systeem voor HRM en Salarisverwerking hebben aangeschaft en dit gelijktijdig en volledig hebben geïmplementeerd. Santeon is uitgekomen op een oplossing van Afas met de schil van Hunite en gebruikt dit voor in totaal 23.000 medewerkers.

ASML

ASML heeft een oplossing van Softbrick geïmplementeerd voor de lokale tijdregistratie. ASML heeft 4.500 man op de payroll, naast 3.000 man inhuur, m.n. inhuur, belangrijk gezien het hoog cyclisch karakter van de markt waarin ASML opereert, koppelen aan de tijdregistratie is een belangrijk aandachtspunt. Daarnaast hanteert ASML voor eigen personeel een ‘spaar’systeem, tijd sparen tijdens langere dagen in drukke perioden en opnemen tijdens rustige tijden. Dit vereist wel een sluitende administratie. Ploegen en flextijden worden ondersteund door het systeem en de beloning is eraan gekoppeld: één keer per maand wordt de input geinterfaced naar Payrolling. De adoptie van de organisatie van de oplossing was soepel verlopen, als belangrijke reden werd gewezen op de populatie van ASML, hoog gekwalificeerd en IT-achtergrond. Overigens bleven na de lezing wat onduidelijkheden hangen t.a.v. de integratie met SAP, het ERP-systeem van ASML. De in Softbrick geregistreerde uren dienen nog wel verbijzonderd te worden naar projecten in SAP. Martien Aerts van Albron gaf op een bevlogen manier zijn visie op hoe organisaties vandaag de dag om kunnen (moeten) gaan met het ontwikkelen van mensen aan de hand an de Keiretsu metafoor (een metafoor die los stond van de recente ramp in Japan). De Keiretsu-structuur is gericht op samenwerken tussen organisaties vanuit kernactiviteiten, zowel horizontaal (o.m. via financiële (aandelen)belangen, in dit geval via een gemeenschappelijke centrale financiële instelling) als verticaal (o.m. onderlinge leveringen). Aerts’s boodschap: van baan- naar bestaanszekerheid. Als werkgever actief bezig zijn met het ondersteunen van de ontwikkeling van je werknemer en zijn toekomst, een toekomst die ook buiten jouw bedrijf kan liggen, namelijk bij één van de partners in jouw netwerk. Als werkgever dit soort ruimte en mogelijkheden bieden kan je onderscheiden bij de nieuwe generatie (gezochte) werknemers, die juist een duidelijke behoefte hebben aan het kunnen werken aan hun eigen ontwikkeling en een werkgever zoeken die hiervoor passende mogelijkheden en randvoorwaarden biedt.

“Productpresentaties”

Tegenover de overwegend leuke en soms ook inspirerende praktijkverhalen toch weer een aantal te commerciële c.q. te productgerichte verhalen. Hoewel je het tegenwoordig minder veelvuldig ziet, komt het toch nog te vaak voor : een lezing gebruiken om je product aan te prijzen (alsof je mee bent met een gratis busreisje inclusief een verplichte 3-uurs stop om iets aangesmeerd te krijgen) of om een gedetailleerde productdemo te geven.

Merces

Zo mondde de sessie van Merces uit in een demonstratie van het verwerken van een aantal processen rondom de beoordelingscyclus (eerste indruk van de ‘ervaren’ selectieadviseur: ik mis op het eerste gezicht handige functionaliteit die in andere systemen standaard aanwezig is; los van de vorm van de presentatie, blijkbaar had deze partij nog geen serieuze referentie met een verhaal om op deze beurs te vertellen, dus waarschijnlijk (nog) geen serieuze partij op de markt).

Daywize

Daywize kwam i.p.v. de in het programma opgenomen lezing over Beoordelen & ontwikkelen bij Carlson Smit met een gedeeltelijke herhaling van hun propositie zoals ook in eerdere sessies die dag al gepresenteerd, zonder dat de casus verder werd neergezet of uitgediept.

Verbinden van bedrijfsprocessen, instrumenten en mensen: Werkgever 3.0

De afsluiting van de dag was voor Bert Drenth, Directeur, The Rhei Group. Zijn boodschap: realiseer je de mobiliteit van de huidige werknemer en – met een link naar de lezing van Peter van Baalen, ‘Wees alert op de ontwikkelingen in de huidige informatiemaatschappij!, met name verwijzend naar het gebruik van sociale media. Hierbij kwam Drenth met een aantal kengetallen: 25% werknemers denkt serieus over vertrek (Berenschot), 83% van consumenten volgt mening van anderen via blogs en sociale media (Frankwatching), aantal Zzp-ers van 323.000 (2008) via 580.000 (2009) naar 790.000 (anno nu), inclusief een dip van 15.000 in 2010. Met name een ontwikkeling als de sociale media (goed voor 50% van het internetverkeer naar Drenths zeggen) zal een onmiskenbare impact hebben op HR en het gedrag van de individuele werknemer. Zeker in aanmerking genomen dat bij een aankoopbeslissing (lees: een dienstverband aangaan bij een bedrijf) 83% van de consumenten (lees: de potentiële werknemer) zich laat leiden door de mening van anderen (lees: de mening van huidige en ex-werknemers bij uw bedrijf) op sociale media en slechts 14% van de consumenten vertrouwt op reclameuitingen (lees: uw eigen personeelsadvertentie). Deze ontwikkelingen biedt HR de kans zich te profileren en positioneren als de noodzakelijke spin in het centrum van de organisatie. Drenths advies aan de HR-professionals: durf,… moed……en doen!

De presentaties van P&O-systems 2011 zijn hier beschikbaar voor deelnemers (wachtwoord  vereist).
Onno Wasser

Contact: 

Senior IT consultant, voornamelijk betrokken bij software- (ERP) en leverancierselecties voor logistieke, handels-en productiebedrijven, lokale overheden en voor specifieke functionele gebied als HRM. In de rol van projectmanager leidt hij grote IT-implementaties, vaak met een internationale focus. Als EMITA (Executive Master IT Auditing) voert hij IT due diligences en audits op IT / ERP selectie- en implementatieprojecten uit. Binnen Mitopics is hij verantwoordelijk voor de het kennisdomein implementatie- en projectmanagement. Daarnaast is hij actief betrokken bij de ontwikkeling van kennis, vooral op het ontwerp en gebruik van gestructureerde methoden en best practices die consultants van Mitopics ondersteunen in hun dagelijkse werk.
Neem contact op met Onno.

Vragen/opmerkingen over dit artikel? Reageer hieronder:

Gelieve alle velden in te vullen. Uw e-mail wordt niet gepubliceerd. ×