In april waarschuwde Dorine ten Brink in De Telegraaf voor het uit de hand lopen van IT-trajecten en hoe goede afspraken dit kunnen voorkomen. Met name relatief kleine opdrachten, die voor het MKB toch aanzienljke investeringen vergen, krijgen bij grote partijen niet altijd de hoogste prioriteit. Ten Brink geeft aan welke risico’s ondernemers lopen en hoe hierop geanticipeerd kan worden. Het lijstje met haar concrete tips sluit nauw aan bij de aanpak die Mitopics hanteert.
Een goed instrument bij het inkopen van IT – zeker bij opdrachten met een zekere omvang en/of als het de aankoop en inrichting van software betreft – is het opstellen van een specifiek IT-contract met eigen voorwaarden (en dus het verwerpen van de voorwaarden van de leverancier). Hiermee regel je afspraken over op te leveren resultaten, inclusief de acceptatie en daarmee de kwaliteit, wederzijdse verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid en wanneer en waarvoor wordt betaald.
Ter verdere illustratie geven wij hieronder de tips uit het artikel weer, met daarbij de invulling die Mitopics daaraan geeft:
- Omschrijf de opdracht duidelijk: een offerteaanvraag (Request for Proposal) dan wel een Beschrijvend document (in geval van een aanbesteding) bevat een zo’n concreet en volledig mogelijke beschrijving en afbakening van de opdracht, inclusief de kaders en randvoorwaarden vanuit de organisatorische en technische omgeving;
- Maak afspraken over (de kosten van) meerwerk en wijzigingen: in een contract kun je bijvoorbeeld afspreken dat meerwerk alleen facturabel is indien dit vooraf schriftelijk is bevestigd. Daarmee voorkom je onverwachte facturen en discussie achteraf.
- Leg vast wie voor welk deel verantwoordelijk is: een project slaagt alleen met een goede onderlinge samenwerking. Echter het is zaak om vooraf concreet te benoemen welke partij voor welk resultaat verantwoordelijk is en tot hoever die verantwoordelijkheid gaat (bijvoorbeeld een maximumbedrag voor een specifiek deelresultaat);
- Probeer eventueel via een externe partij op gelijk kennisniveau met de leverancier te komen: IT-systemen inkopen en regie geven aan de implementatie vergt kennis en tijd. Kennis die in het algemeen niet binnen de eigen organisatie aanwezig is en tijd (capaciteit) die meestal schaars is, vaak juist bij de mensen die essentieel zijn in een implementatie van enige omvang.
- Verbind aan het niet nakomen van afspraken juridische consequenties: de impact van het niet (tijdig) gereed komen van een IT-implementatie is vaak groot. Bij goed belegde verantwoordelijkheden kun je ook afspraken maken over aansprakelijkheid en garantie. Vaak is dit risico in de voorwaarden van een leverende partij volledig neergelegd bij de ondernemer die IT inkoopt.
Klik hier voor het hele artikel.