Aanbesteden: Een onbestuurbare trein?

Stel je wilt nieuw serverpark voor het Ministerie aanschaffen. Men weet al welk type servers men graag wil hebben. Echter, je bent als publiek orgaan aanbestedingsplichtig, dat betekent dat ieder bedrijf een eerlijke kans moet krijgen om deze opdracht voor zich te winnen.

De uitkomst van een aanbesteding lijkt onzeker, op basis van een recente uitspraak kan de rechter[1] je zelfs verplichten om door te gaan met een aanbesteding of om opnieuw een keuze te maken.

Wat  ICT aanbestedingen verder compliceert is het feit dat een server nog een redelijk vastomlijnd product is, maar zodra je diensten rondom ICT en functionaliteit gaat omschrijven, ben je afhankelijk van de duidelijkheid van  je specificaties. Daar bovenop ben je gehouden aan de spelregels van het aanbestedingsrecht, waar toegankelijke specificaties voor iedere leverancier op gespannen voet staan met het toeschrijven naar de gewenste oplossing.

Bovendien kunnen leveranciers zich door de selectieleidraad en offerteaanvraag heen proberen te bluffen, waarna je later als er eenmaal is gegund en de procedure is afgelopen, je aan ze vast zit. Op dat moment blijkt de gekozen oplossing helemaal niet zo mooi te zijn en kom je in vervelende discussies over meerwerk terecht.

Je kunt je met een aanbesteding dus behoorlijk in de vingers snijden.

Op donderdag 14 oktober vond het Seminar ICT-aanbestedingen: Hoofdpijndossiers? plaats. Deelnemers en sprekers vanuit de KvK, Gemeenten, de SVB, ROC, de Publieke Omroep, de Zorg en de Belastingdienst deelden hun ervaringen in een besloten setting.

Mitopics teamleiders van het juridisch team en het IT-vernieuwingsteam gaven presentaties over hun ervaring met aanbestedingen als onafhankelijk IT-adviseur en begeleider van IT-aanbestedingen.

Hieronder vindt u een impressie van een aantal van de geanimeerde discussies gedurende de middag.

ICT is moeilijke materie die niet iedereen zich zomaar eigen maakt. Vaak heb je in ICT aanbestedingen dan ook behoefte aan een externe materiedeskundige die de projectbeoordelingsgroep begeleidt in het maken van keuzes bij het schrijven van het bestek en de beoordeling van de aanbiedingen. Elke ICT-afdeling heeft namelijk zijn eigen voorkeuren zodat je behoefte hebt aan iemand die niet-objectieve en daarmee discriminatoire wensen tegen kan gaan.

Een concurrentie gerichte dialoog, waarin je met leveranciers het gesprek aangaat over de oplossing die je zoekt, mag je alleen inzetten als je echt niet weet wat je uiteindelijk wilt aanschaffen. Het enkele feit dat het om een complex ICT project gaat is niet voldoende. Het is geen gratis consultancy die je kunt gebruiken om eens te bedenken wat je nu wilt. Het eindresultaat moet echt onbekend zijn, feitelijk schrijf je als aanbestedende dienst samen met de markt het bestek.

Wat goed blijkt te werken maar waar in de groep van deelnemers nog niet veel ervaring mee is opgebouwd is het inrichten van een proeftuin vóór het gunningsbesluit.

Zo kun je samen met de beoogde leverancier(s) de functionele specificaties en de inzet van de leverancier nader verifiëren en heb je een extra kans om te zien of de leverancier wat hij aanbiedt ook echt zal kunnen leveren. Bovendien kun je vastleggen dat er na het maken van deze blauwdruk pas een fixering van (delen van) de prijs plaatsvindt. Je kunt de leverancier hier een kleine vergoeding voor toekennen en als je het intellectueel eigendomsrecht houdt op het functioneel ontwerp heb je hier ook echt iets aan bij een eventuele no-go. Tegelijkertijd zorgt deze aanpak ervoor dat andere partijen binnen de eigen organisatie, bijvoorbeeld vanuit de businesskant of de ICT afdeling, hun eisen en wensen voorafgaand aan deze periode kenbaar zullen moeten maken.

Als blijkt dat de proeftuin niet voldoet aan wat je vooraf hebt gespecificeerd en op papier is aangeboden, kun je (zonder opnieuw te hoeven aanbesteden) doorgaan met nummer twee op je lijst[2]. Aan de periode voor het nemen van het gunningsbesluit worden namelijk geen wettelijke termijnen gesteld.

Vaak wordt er gegund op basis van EMVI, de economisch meest voordelige inschrijving. Dit geeft de aanbestedende dienst ruimte om, naast de goedkoopste aanbieding, ook de factor kwaliteit te laten meewegen. Wat zijn dan voorbeelden van gunningcriteria waar je bij EMVI gewicht aan kunt toekennen in je bestek:

• technische eisen aan het pakket?;
• de randvoorwaarden die er vanuit de infrastructuur worden gesteld?;
• de juridische voorwaarden en condities die van toepassing zijn ? Zijn deze gunstig of juist niet?;
• de TCO (Total costs of ownership), welke kosten zijn hierin opgenomen? Heeft leverancier hierin bijvoorbeeld ook de evt. trainingskosten opgenomen, omdat de inschrijving niet aansluit bij de huidige ICT-omgeving?;
• kwaliteit van de onderhoudsdiensten?;
• kwaliteit implementatiediensten: o.m. borging kwaliteit, plan van aanpak en wie gaan het project doen (cv’s)?

En dan heb je eindelijk een leverancier en… dan begint het pas. Want welke eisen heb je gesteld aan de kwaliteit van de mensen en de aanpak?

Je kunt best vragen om de naam en het CV van de projectleider en eisen stellen aan behaalde papieren en werkervaring. Je kunt zelfs contractueel vastleggen dat deze mensen niet van het project worden gehaald, tenzij er sprake is van ontslag of ziekte. Voor het geval dat dit zich zal voordoen, kun je in het bestek en het bijbehorende contract vastleggen dat je minstens mensen van een vergelijkbaar niveau wilt krijgen en dat bijvoorbeeld de inwerktijd van de nieuwe projectmedewerkers en/of projectleider voor rekening van de leverancier komen.

Om zekerheid te stellen dat een leverancier een realistisch budget afgeeft en daar binnen blijft, kun je naast fixed prices ook zogenaamde bandbreedte afspraken maken. Enerzijds kun je bijvoorbeeld vastleggen dat als men buiten de overeengekomen bandbreedte komt, je de vrijheid hebt om over te stappen naar een andere leverancier, die zich over alles wat zich boven het maximum bedrag afspeelt zal ontfermen. Anderzijds kun je boven een bepaald plafondbedrag afspreken dat na het bereiken van het plafondbedrag de tarieven voor het overige werk gehalveerd worden. Dit kan een belangrijk incentive voor een leverancier zijn om binnen de afgesproken bedragen te blijven.

Een ander nuttig middel waar je gebruik van kunt maken is een vriendelijke ingebrekestelling.

Al met al zijn er dus een hoop slimme stappen die je kunt zetten waardoor je beter grip kunt krijgen en houden op de eindbestemming van je reis.

Ik wil de deelnemers en in het bijzonder onze spreker Sander Lapré, hoofd inkoop bij Kamers van Koophandel bedanken voor het inbrengen van de ervaringen van de KvK’s  en de leerzame dialoog die daardoor is ontstaan.

In een volgende workshop hopen we dieper in te kunnen gaan op de fase die volgt nadat het contract is gesloten en de praktijk de functie van het contract als mijnenveger moet gaan bewijzen.

Ideeën, tips en vragen zijn welkom via e.kassenaar@mitopics.nl

---

[1] LJN: BL9925,Voorzieningenrechter Rechtbank ‘s-Gravenhage , 352659 / KG ZA 09-1592

[2] Mits deze aanpak op juiste wijze is opgenomen in het bestek.