Op donderdag 14 oktober vond het seminar ‘ICT-aanbestedingen: Hoofdpijndossiers?’ plaats. Deelnemers en sprekers vanuit de KvK, Gemeenten, de SVB, ROC, de Publieke Omroep, de zorgsector en de Belastingdienst deelden hun ervaringen in een besloten setting. Hieronder leest u een samenvatting van een aantal van de geanimeerde discussies van die middag.
Een van de oplossingen waar nog niet veel ervaring mee op is gebouwd in de groep met deelnemers, maar die wel een hoop problemen kan voorkomen, is het inrichten van een proeftuin voorafgaand aan het gunningsbesluit. Als namelijk blijkt dat de proeftuin niet voldoet aan wat je vooraf hebt gespecificeerd en op papier is aangeboden, kun je (zonder opnieuw te hoeven aanbesteden) doorgaan met nummer twee op je lijst. Aan de periode voor het nemen van het gunningsbesluit worden namelijk geen wettelijke termijnen gesteld.
Ook kun je in de voorfase eisen stellen aan de kwaliteit van de mensen die de leverancier wil inzetten. Je kunt best vragen om de naam en het CV van de projectleider en eisen stellen aan behaalde papieren en werkervaring. Nog beter, je legt contractueel vast dat deze mensen niet van het project worden gehaald, tenzij er sprake is van ontslag of ziekte.
Naast fixed prices kun je ook zogenaamde bandbreedte afspraken maken. Naast halvering van tarieven bij het overschrijden van de bandbreedte kun je ook vastleggen dat je de vrijheid hebt om over te stappen naar een andere leverancier, die zich over alles wat zich boven het maximum bedrag afspeelt zal ontfermen. Dit is een belangrijk incentive voor een leverancier om binnen de afgesproken bedragen te blijven.
Zie voor een uitgebreider verslag van het seminar en de leerpunten het Mitopics weblog.
In een volgende workshop willen we dieper ingaan op de fase die volgt nadat het contract is gesloten en de praktijk de functie van het contract als mijnenveger moet gaan bewijzen. Ideeën voor deze nieuwe workshop, tips en vragen zijn welkom via Eva Kassenaar.