Doe een reality check: de getallen van business cases bij E-HRM

De afgelopen weken zat ik, voor de verandering, weer eens met mijn neus in de getallen. Spreadsheets, journaalposten, overzichtjes, lijstjes, boekstukken, inkoopfacturen en offertes. Niet alleen was ik bezig met de taxatie van een datacenter, maar mocht ik ook een business case voor een e-HRM-implementatie opstellen. Leuk om te doen voor de afwisseling, werken met getallen, maar ik ben er van overtuigd dat de menselijke factor ook aandacht behoeft bij het opstellen van business cases.

Het resultaat van business cases lijkt altijd kwantitatief: wat is de netto actuele waarde van het project over drie jaar? Wat is de terugverdientijd en hoeveel moet er geïnvesteerd worden? De basis van een goede business case, zéker als je het hebt over e-HRM, ligt bij de mens, in de processen. Vragen die we ons hebben gesteld bij het opzetten van het model gaan vooral  in op: hoe kwantificeer je werkelijke (kwaliteits-)verbeteringen voor medewerkers en managers? Hoe verhouden de getallen uit literatuurstudies, benchmarks zich ten opzichte van bij ons bekende praktijksituaties? We hanteren dus een kwalitatieve benadering van het business case model. Het liefst gaan we na minimaal een jaar na besluitvorming en implementatie nog eens terug naar de opdrachtgever, om te checken of de business case werkelijkheid is geworden èn om deze gegevens te verwerken in ons model.

Zodra we bij een business case alle kwantitatieve gegevens boven water hebben en de kengetallen van een klant invoeren in het model volgt altijd een reality check. Kloppen de getallen? Zijn ze haalbaar, klopt het in dit specifieke geval wel, hoe groot is de fit of het gap tussen IST en SOLL en, misschien nog wel belangrijker: is de organisatie met deze medewerkers in staat deze veranderingen te realiseren? Dit doen we door middel van gesprekken, door het bekijken van getallen en de waarde van de getallen in een bepaald proces af te wegen tegenover organisatorische, klantspecifieke aspecten.

Deze aanpak betekent in feite dat je bij iedere business case opnieuw weer de praktijk in gaat om het basismodel te checken en bij te sturen waar nodig. En dat levert een business case op die niet alleen de kwantitatieve resultaten zichtbaar maakt, maar ook de nodige realiteitszin van zowel de kwantitatieve en kwalitatieve resultaten weergeeft.