In 2010 heeft Verenigingsmanagement samen ons onderzoek gedaan naar het gebruik van informatiesystemen binnen branche- en beroepsverenigingen. Het rapport is gepubliceerd op het VM congres in november 2010 en bediscussieerd met een aantal branche en beroepsvereniging in een interactief seminar op 16 februari: de ANGB, die model staat voor de Algemene Nederlandse Gemiddelde Branche-/Beroepsvereniging.
Hieronder volgt een kort verslag van het seminar.
De ANGB staat model voor de gemiddelde branche-/beroepsvereniging zoals die naar voren komt uit het onderzoek. De ANGB heeft 41 fte in dienst, kent ruim 5.000 individuele leden, gebruikt 55 (IT-)werkplekken en heeft een marktaandeel van ruim 55%. De focus qua activiteiten ligt op dienstverlening, gevolgd door zingeving en lobby.
Kijkend naar de IT, dan heeft de ANGB zes jaar geleden een integraal softwarepakket aangeschaft met als primaire drijfveer meer service richting leden kunnen leveren. Het in gebruik nemen van het pakket heeft tevens geleid tot besparingen in tijd en kosten. De betrouwbaarheid en functionaliteit van het pakket worden als ‘zeer goed’ gekwalificeerd. Kosten voor licenties: € 17.500. Naast standaardfunctionaliteit bevat het pakket ca. 25% maatwerk, dat zeer goed functioneert en waarvoor €56.000 is betaald. De ANGB heeft er 4,5 maand over gedaan om het pakket te selecteren en 5,5 maand om het pakket te implementeren, waarbij de implementatie ‘niet geheel conform planning verliep.’ De ANGB is tevreden over de dienstverlening van de leverancier en zeer tevreden over het kennisniveau van de consultants.
Het tweede deel van de middag ging in op IT-beleid en IT-vernieuwing binnen branche-/beroepsvereniging. Als het aankomt op keuzes maken vormt vanuit functionaliteit het referentiemodel een belangrijk kader (zie ‘Witte vlekken op de IT-kaart’ in VM november 2010). Vanuit de verschillende functionele gebieden in het model is een link gelegd naar de dekkingsgraad van oplossingen inde markt, waarbij kort ingegaan is op ca. 20 aanbieders van pakketoplossingen voor zakelijke dienstverlening (PSA). Op hoofdlijnen speelt hier de keuze tussen oplossingen specifiek voor dit type verenigingen (diep en minder breed, met name bij focus op ledenadministratie en relatiebeheer) of integraal (breed, maar minder diepgang). Bij gewenste verregaande functionaliteit op specifieke deelgebieden (met name personeelsadministratie en salarisverwerking en opleidingen) zal gezien het huidige aanbod aan oplossingen gekozen moeten worden voor een aparte oplossing.
Naast functionaliteit in pakketten is ook een afweging nodig op IT in een breder kader: zet ik de systemen in huis of uithuis en welke diensten neem ik af na de implementatie in de exploitatiefase versus wat doe ik zelf (en kan ik zelf). Dergelijke keuzes stellen ook eisen aan de leverancier die je kiest (stabiele leverancier gezien omvang, kwaliteit helpdesk gezien aantal en kwalificaties bemensing en openingstijden, belang van branche- en beroepsverenigingen als markt, etc.).
Een belangrijke leidraad voor IT-beleid vormen trends en nieuwe ontwikkelingen. Niet alleen vanuit de markt (veel nieuwe aanbieders van passende oplossingen , maar ook vanuit de technologie, denk onder andere aan: Open Source, ASP/SaaS en Social Media, maar ook aan het nieuwe werken, cloud, mobiliteit, identity & access management, duurzaamheid/groene ICT, security (o.a. privacy) en groei van data.
Met de ANGB als referentiekader is gekeken naar de positie van de aan het seminar deelnemende verenigingen (zes organisaties met minder dan 75 gebruikers, 11 organisaties met meer dan 75 gebruikers). Met name tevredenheid over leverancier en pakket wordt in het algemeen als minder hoog ervaren dan het geval is bij de ANGB. Het merendeel maakt gebruik van integrale oplossingen met beperkt maatwerk, drie verenigingen hebben gekozen voor best of breed oplossingen. Overigens neigt best of breed eerder naar losse eilandautomatisering en dit werd ook herkend door de deelnemers.
Hosting (hardware op een externe locatie) wordt niet toegepast, technisch beheer is deels uitbesteed. Negen organisaties betrekken hun IT-dienstverlening bij één leverancier en 11 organisaties hebben een eigen IT-afdeling. Totale IT-budget voor de meeste deelnemers ligt boven de 100K per jaar. Overigens gaven 12 organisaties aan op korte termijn een aanzienlijke vernieuwingsslag te gaan maken. Belangrijk aandachtspunt en thema van veel discussie (ook deze middag) vormt de toepassing en het gebruik van Social Media. Hierbij werd opgemerkt, dat het up-to-date houden van profielen op sociale media vaak veel beter wordt bijgehouden dan de informatie die bekend is bij de eigen branche- of beroepsvereniging. Dus in hoeverre is hier synergie te behalen? De algemene conclusie was dat social media bruikbare kanalen biedt om leden te bereiken, maar zeker geen gehele of gedeeltelijke vervanging vormen voor de huidige administraties.
De volledige onderzoeksresultaten en het artikel zijn te vinden elders op onze site, via deze link.