Inhuur van extern personeel, wat mag je nu wel vragen?

Vrijwel iedere organisatie werkt met enige regelmaat met ingehuurde arbeid en externe adviseurs. Zeker kenniswerkers met specialistische kennis, zoals IT’ers, werken nu eenmaal vaak op projectbasis waarbij geen van beide partijen behoefte hebben aan een arbeidsovereenkomst. Een probleem hierbij is echter dat in het geval er zo’n relatie bestaat en de fiscus benadeeld wordt op het gebied van loonbelastingen we al sinds de jaren ’80 een zogenaamde ketenaansprakelijkheid hebben waarbij een inlener van arbeid aangesproken kan worden op de betalingsverplichtingen van de uitlener jegens de fiscus en de uitvoerders van de sociale zekerheid. Het is dan ook niet verwonderlijk dat een inlener zich hier tegen zal proberen te wapenen. In dit blog een aantal typische maatregelen om de inlener hier tegen te beschermen, maar ook voorbeelden van zaken waar je als inlener niet om mag vragen.

G-rekeningen

De meest veilige constructie vanuit inlenersperspectief is die van de zogenaamde G-rekening. Dit is een aparte bankrekening waar inlener een (deel) van de vergoeding voor het inlenen van personeel stort en waar alleen bepaalde derden zoals de Belastingdienst geld aan kunnen onttrekken. In het geval de uitlenende partij failliet gaat, zal er dus nooit een betalingsachterstand bij de fiscus en de uitvoerders van de sociale zekerheid bestaan en dus geen ketenaansprakelijkheid voor de inlenende partij.

Nadeel: veel crediteurenadministraties kunnen niet overweg met het overboeken naar twee verschillende bankrekeningnummers voor één verplichting. In de praktijk wordt deze constructie dan ook relatief weinig toegepast.

Accountantsverklaring

De meest gebruikte constructie is die van de periodieke accountantsverklaring, bijvoorbeeld driemaandelijks. Een accountant verklaart als onafhankelijke derde dat hij geconstateerd heeft dat uitlenende partij zich van zijn verplichtingen ten aanzien van loonbelasting en sociale premies gekweten heeft.

Nadeel: het is een verklaring achteraf, er bestaat nog steeds een risico voor het heden. Zij het dat de omvang hiervan relatief overzichtelijk zal zijn.

VAR-verklaringen

VAR-verklaringen zijn vooral zinvol bij de inhuur van Zelfstandigen Zonder Personeel (ZZP’ers) en dan uitsluitend de zogenaamde VAR-wuo. Bij alle andere typen VAR- verklaringen geldt eigenlijk dat ze vooral bevestigen dat de ZZP’er in kwestie niet als zelfstandige wordt erkend door de Belastingdienst.

Nadeel: niet zozeer een nadeel van de VAR-verklaring, maar van het inhuren van ZZP’ers, is dat de transactiekosten relatief hoog zijn en zeker bij grote organisaties er vaak om die reden een stringent inkoopbeleid wordt gehanteerd (vaak via een derdeleverancier zoals payroll-partijen) die het lastig maakt om ZZP’ers in te huren.

Kopieën van identiteitsbewijzen opvragen

Het opvragen van een kopie van een identiteitsbewijs heeft in feite alleen zin als er een arbeidsovereenkomst wordt aangegaan, wat nu juist niet de bedoeling is bij een inhuurscenario. Sterker nog, een identiteitsbewijs kan een burgerservicenummer (BSN) bevatten en op grond van artikel 26 van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) mag dit uitsluitend als hier een specifieke wettelijke grondslag voor bestaat. Een werkgever die kopieën van bijvoorbeeld paspoorten oplevert aan een opdrachtgever overtreedt daarmee de Wbp, de opdrachtgever die hierom vraagt doet dat eveneens. Hetzelfde kan overigens ook gelden voor andere vormen van verstrekking van persoonsgegevens van werknemers aan opdrachtgevers. Zo maakten wij ooit mee dat er onder andere om privé-adressen van werknemers werd gevraagd door een opdrachtgever, evenals kopieën van paspoorten. Gelukkig verkeerden wij in de omstandigheid dat we hier een goede dialoog met opdrachtgever konden aangaan en opdrachtgever trok die eis vervolgens in. Menig ZZP’er verkeert helaas niet in die luxepositie en wordt met betrekking tot bijvoorbeeld zijn of haar BSN toch al in de kou gezet door de Belastingdienst die het BSN al als BTW-nummer hanteert. Maar de werknemer in loondienst mag van zijn werkgever verlangen dat dergelijke gegevens, zeker het BSN wat in het kader van identiteitsdiefstal toch een meer gevoelig gegeven is, niet klakkeloos aan derden worden verstrekt. Het is niet voor niets dat een dergelijke verstrekking onder het instemmingsrecht van de Ondernemingsraad (OR) valt, in het geval de organisatie groot genoeg is om een OR te vereisen.

Wet op de identificatieplicht

Maar hoe zit het dan met de verplichting van de werkgever om op zijn of haar werk een identiteitsbewijs bij zich te hebben? Inderdaad, die verplichting is er, net als de verplichting van de werkgever om een afschrift van het identiteitsbewijs in de administratie te hebben. Die verplichtingen vloeien voort uit de Wet op de identificatieplicht en zijn vooral bedoeld om illegale arbeid door buitenlandse werknemers zonder werkvergunning tegen te gaan. Dat betekent niet dat klanten een kopie van een identiteitsbewijs mogen vergen. Normadressanten zijn respectievelijk de werknemer en de werkgever. Sterker nog, het CBP heeft hier onlangs richtlijnen over gepubliceerd die aangeven dat er sprake kan zijn van verificatie van een identiteitsbewijs, maar dat opslag al snel onverenigbaar is met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vanwege het BSN en het feit dat de pasfoto een rasgegeven kan zijn.

Kortom, een zorgvuldige opdrachtgever zal zich in de praktijk vooral richten op accountantsverklaringen en VAR-wuo-verklaringen in het geval van de inhuur van ZZP’ers.  Dat daarmee een restrisico over kan blijven met betrekking tot fiscale claims is spijtig, verdergaande eisen met betrekking tot het verstrekken van informatie veranderen hier niets aan en scheppen eerder de kans dat andere wetgeving (bijvoorbeeld de Wet bescherming persoonsgegevens) overtreden wordt.