De praktijk van softwareprojecten: aanpak voor selecteren en implementeren van integrale standaard softwarepakketten

Het boek ‘De praktijk van softwareprojecten’ is gepubliceerd. Een aantal medewerkers van Mitopics zijn medeauteur van deze nieuwe uitgave van het ICT informatiecentrum.

Onno Wasser heeft als auteur een bijdrage geleverd met twee artikelen waarin hij de selectie- en de implementatiemethodiek voor standaard softwarepakketten uit de doeken doet, zoals Mitopics die in de afgelopen 20 jaar heeft ontwikkeld.

In ‘Hoe selecteer ik software‘ beschrijft hij de aanpak voor het selecteren van een standaard softwarepakket. De aanleiding voor de start van een selectietraject kan komen vanuit een aantal richtingen. Een leverancier geeft aan te stoppen met onderhoud en ondersteuning op uw softwareoplossing, een softwareoplossing wordt onvoldoende doorontwikkeld, als gevolg van een overname moet het systeem van de nieuwe eigenaar worden uitgerold in uw organisatie of u wilt de aanwezige geautomatiseerde ondersteuning in uw organisatie op een hoger peil brengen. Dit hoofdstuk beschrijft een standaardmethode voor de selectie van een nieuwe softwareoplossing zoals die door onafhankelijk adviesbureau Mitopics wordt gehanteerd. Overigens betreft het de selectie van een standaard softwarepakket’, ook wel aangeduid met pakketselectie, dit in tegenstelling tot een traject voor het specificeren en bouwen van een maatwerkpakket.

In ‘Breed ontwerpen, smal implementeren en wees sterk, geen maatwerk‘ beschrijft Onno de aanpak voor het implementeren van een standaard softwarepakket. Uit onderzoek blijk dat slechts 16% van IT-projecten achteraf succesvol worden genoemd. Bijna een derde van de IT-projecten wordt voortijdig gestopt en de helft van de projecten overschrijdt het budget, wordt te laat opgeleverd en/of heeft niet het beoogde resultaat. (Bron: Standish Group). Dit hoofdstuk beschrijft de problematiek van het succesvol invoeren van een standaardpakket, in de regel komt dit tegenwoordig vaak neer op het implementeren van ERP-pakketten. De hiervoor in dit hoofdstuk geïntroduceerde methodiek is algemeen toepasbaar, de onderkende fasen en activiteiten zijn in de regel vrijwel één op één te mappen op de implementatieaanpak van een pakketleverancier.

Samen met Arne Smedema schreef hij speciaal voor deze uitgave de SIG Benelux case: ‘Met een integraal ERP-systeem bedrijfsprocessen centraliseren en uniformeren’. In het najaar van 2008 is SIG Benelux, onderdeel van SIG plc en gespecialiseerd in het toeleveren van isolatiemateriaal en interieurbouwmaterialen aan de bouwsector, gestart met een selectie- en implementatietraject voor een nieuw, geïntegreerd ERP-pakket voor de hele SIG Benelux groep. In dit traject heeft SIG Benelux zich laten ondersteunen door onafhankelijk adviesbureau Mitopics. Na een gedegen selectietraject heeft SIG Benelux in maart 2009 gekozen voor implementatiepartner HSO met de oplossing Microsoft Dynamics AX 2009. Na een succesvolle proeftuin in 2009 , is SIG Benelux begin zomer 2010 met de divisie Interiors en na de zomer met de divisie Insulation live gegaan met de nieuwe ERP-software Begin 2011 zijn de laatste onderdelen van de SIG Groep over gegaan op het geïntegreerde ICT-systeem. Deze case beschrijft het succesvolle softwaretraject van de SIG Benelux groep vanaf de selectie tot aan de uitrol over de volledige groep

De case over de Koninklijke Auris Groep, ‘Uitbesteden van technische infrastructuur, incl. beheer.’ schtreef Onno samen met zijn collega’s Richard Heijne den Bak en Wilrik Olijve. De Koninklijke Auris Groep (kortweg Auris) levert vanuit 19 locaties en een aantal dependances onderwijs en zorg voor mensen die ondersteuning nodig hebben bij horen, spreken of taal. In 2009 heeft Auris haar IT-strategie in lijn gebracht met het strategische beleidsplan. Dit heeft geleid tot het besluit om de ICT-infrastructuur, inclusief het technische beheer daarop, uit te besteden aan een externe leverancier. Na een IT-inkoop traject in 2010, dat Europees is aanbesteed, heeft Auris begin 2011 leverancier Unilogic geselecteerd. Na het verlopen van de Alcatel termijn zijn de definitieve contracten getekend in februari 2011. In de periode maart tot december 2011 is het transitietraject uitgevoerd met een projectleider van Mitopics. Met Mitopics als projectleider zijn de nieuwe hardware (op basis van centrale servers gehost in Amsterdam) inclusief werkplekken, de kantoorautomatisering en de onderwijskundige applicaties hierbij gefaseerd uitgerold over de negentien locaties en in beheer gebracht bij Unilogic. Parallel daaraan is binnen Auris een regieorganisatie ingericht met procedures en afspraken vastgelegd in een SLA met onderliggende DAP. In januari 2012 heeft de projectorganisatie de uitrol afgerond, waarbij de resultaten zijn overgedragen aan de nieuwe regieorganisatie van Auris en de beheerorganisatie van Unilogic. Bij de aanbesteding, de transitie en het voorbereiden van de regieorganisatie, incl. het opstellen van de onderliggende SLA en DAP met Unilogic heeft Auris zich laten begeleiden door onafhankelijk IT-adviesbureau Mitopics.

In deze en de elf overige uitgebreide artikelen geven de verschillende auteurs weer hoe organisaties kunnen komen tot een verantwoorde aanschaf van CRM, ERP en business intelligence software. Aan de hand van diverse praktijkverhalen krijgt de lezer waardevolle tips, een onmisbaar inzicht in de valkuilen van software- en leverancierselectie en heldere inzichten in hoe u van uw softwareproject een succes maakt. Als u wilt leren van de ervaringen van organisaties die al eens het complexe traject rondom softwareprojecten hebben doorlopen, kunt u het boek gratis bestellen via de website van het ICT informatiecentrum.