Sinds 1 januari 2013 worden 28 Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD’s) gevormd om de kwaliteit van de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving van milieugerelateerde uitvoeringstaken van provincies en gemeentes te verbeteren. Elke individuele RUD is publiekrechtelijke instelling en daarmee aanbestedingsplichtig. Hier wordt echter in inkooppraktijk van deze nieuwe diensten in bepaalde gevallen geen rekening mee gehouden met alle mogelijke gevolgen van dien.
Regels van het aanbestedingsrecht zijn vrij duidelijk als het gaat om de drempelbedragen. De thans geldende bedragen (peiljaar 2012-2013) voor opdrachten door organen van de decentrale overheid voor leveringen en diensten zijn vastgesteld op 200.000, exclusief BTW. In bepaalde strikt gereguleerde gevallen is het mogelijk om hiervan af te wijken. Afwijkingen daarbuiten zijn echter niet toegelaten.
RUD’s kunnen ook wel als nieuwe shared service centra van de decentrale overheden worden gezien. Een nieuw gevormde RUD treedt meestal (voor een deel) in rechten en plichten van de betreffende provincie en/of gemeenten omdat zij de bestaande contracten moet overnemen. De gecontracteerde leverancier van die decentrale overheid grijpt deze kans regelmatig om een nieuw aanbod uit te brengen omdat hij zijn eigen positie wil veiligstellen. Het zijn juist deze contractsovernames die soms buiten beeld blijven als het gaat om het aanbestedingsrecht.
De gedachte is immers als volgt: er is een contract (op basis van een eerder uitgevoerde aanbesteding) en het enige wat de RUD doet is dit contract overnemen. Omdat de RUD meerdere entiteiten bedient zal in de regel ook de scope van de opdracht veranderen bijvoorbeeld omdat er meer afnemers zijn. De leverancier is maar al te graag bereid om te voorzien in die uitbreiding en grijpt deze kans regelmatig om een nieuw aanbod uit te brengen omdat hij zijn eigen positie wil veiligstellen.
De RUD dient echter vooraf te bepalen of het vanuit het aanbestedingsrecht wel mogelijk is de overeenkomst zonder meer uit te breiden, zowel wat betreft de scope van de opdracht als de omvang van de opdracht. Daarbij zijn twee situaties te onderscheiden:
De eerste betreft de situatie dat de lopende overeenkomst tot stand is gekomen na een aanbestedingsprocedure. In dat geval moet de RUD vaststellen of de uitbreiding al dan niet moet worden aangemerkt als een wezenlijke wijziging van de oorspronkelijke opdracht.
In de tweede situatie gaat het om een overeenkomst die zonder aanbestedingsprocedure tot stand is gekomen omdat de opdrachtwaarde destijds onder het drempelbedrag lag. Indien met de uitbreiding de totale opdrachtwaarde de aanbestedingsgrens overstijgt en RUD desondanks op het nieuwe aanbod van de leverancier ingaat, dan worden de concurrerende leveranciers hierdoor in onwetendheid benadeeld. Immers, aanbestedingsrecht schrijft voor dat in geval van (voorzienbare) overschrijding van het drempelbedrag de aanbestedende dienst (in casu RUD), moet gaan aanbesteden tenzij sprake is van enkele limitatief opgenomen uitzonderingen in de BAO of BASS, Hierbij moet elke RUD uiteraard ook de algemene beginselen van aanbestedingsrecht in acht nemen: gelijke behandeling, transparantie, proportionaliteit en wederzijdse erkenning van EU lidstaten.
Elke RUD zal daarom in haar opstartfase moeten nagaan of de bestaande overeenkomsten die worden overgenomen in het verleden middels een Europese aanbesteding tot stand zijn gekomen en of er binnen de kaders van het aanbestedingsrecht ruimte is om deze contracten uit te breiden.
De uitkomsten van dit onderzoek kunnen tot verschillende scenario’s voor de nieuwe aanbestedende dienst leiden. Men kan bijvoorbeeld tot de conclusie komen dat de bestaande overeenkomsten moeten worden uitgediend en er ondertussen een (nieuwe) aanbesteding voor de hele RUD moet worden voorbereid. Een andere conclusie kan zijn dat de bestaande overeenkomst met een beperkte uitbreiding is toegestaan omdat er bijvoorbeeld geen sprake is van een wezenlijke wijziging van de opdracht of omdat de opdracht onder de drempelwaarde blijft.
Indien de RUD de wens heeft om ondanks de wijziging of uitbreiding van de opdracht voort te gaan met de lopende overeenkomst zonder dat een aanbestedingsprocedure wordt gevolgd, zal het bestuur van de RUD een gedegen afweging moeten maken voor wat betreft het procesrisico dat een dergelijk voortzetting met zich brengt.
Tot slot dienen de RUD voor wat betreft de uitbreiding van deze overeenkomsten rekening te houden met de aanstaande invoering van de nieuwe Aanbestedingswet, naar verwachting met ingang van 1 april 2013. Met de Aanbestedingswet 2012 wordt ook hier het beginsel “comply or explain” ingevoerd want dat betekent dat de RUD elke keuze die zij maakt ten aanzien van contracten die onder het aanbestedingsrecht vallen zal moeten kunnen uitleggen wat de overwegingen zijn geweest bij de keuzes die zij daarin heeft gemaakt.