Ben je een “fool” zonder contractmanagementtool?

De laatste jaren is de populariteit van contractmanagement behoorlijk toegenomen. Binnen organisaties vraagt men zich nu steeds vaker af of ook zij gebruik moeten gaan maken van geautomatiseerd contractmanagement. Maar wat zijn de voordelen van een softwaretool? En ben je een “fool” als je er niet een aanschaft?

Er blijken nog veel kansen te liggen op het gebied van kostenbesparingen en uitnutting van contracten. Hierdoor is ook het aantal aanbieders van softwaretools voor contractmanagement flink gestegen. Dit is het onderwerp van een whitepaper die Mitopics binnenkort zal publiceren in samenwerking met trainingsbureau Heliview.

Contractmanagement en de toegevoegde waarde van software

Hoe vaak komt het wel niet voor dat een contract ergens in een lade verdwijnt en pas tevoorschijn wordt gehaald bij een geschil met een leverancier? Hierbij wordt dan nog uitgegaan van het feit dat het contract in de juiste versie überhaupt gevonden wordt en dat deze versie actueel is. Laat staan dat het mogelijk is om de contracten te managen op bijvoorbeeld inhoud, kwaliteit, looptijd of de mate waarin afspraken worden nagekomen. Goed contractmanagement kan al deze aspecten ondervangen. Een geautomatiseerd proces kan het zelfs nog makkelijker maken door de volgende toegevoegde waarde te leveren:

·         Inzicht

Een van de voordelen is de mogelijkheid om eenvoudig inzicht te verkrijgen in de bepaalde onderdelen van een contract zoals bijvoorbeeld looptijd, waarde en opzegtermijn. Daarnaast kan software helpen door middel van signalering wanneer een deadline van een contract inzicht is en wanneer er eventueel verlengd dan wel stop gezet moet worden. Op deze manier worden contracten niet onnodig automatisch verlengd en kunnen eventueel kosten worden bespaard.

·         Workflows

Niet alleen signalering van de looptijd en inhoud van contracten is een toegevoegde waarde. Ook kunnen bijvoorbeeld rollen en bevoegdheden worden ingericht in het systeem, waardoor een contract middels een geautomatiseerde workflow bijvoorbeeld sneller kan worden aangemaakt, geautoriseerd en de bijbehorende activiteiten als bijvoorbeeld facturering kunnen worden uitgevoerd.

·         Managementinformatie

Uiteindelijk kan de functionaliteit van een contractmanagementtool er voor zorgen dat het gehele proces in de organisatie rondom contracten efficiënter en effectiever verloopt. Daarnaast kan men inzicht krijgen in de prestaties van contracten en van  leveranciers waarop die contracten betrekking hebben.

Kortom, aanschaffen die tool?

Hoewel de voordelen en de toegevoegde waarde van een geautomatiseerd contractmanagement-proces  zeker aanwezig zijn, moet men zich wel realiseren dat een dergelijk software ondersteunend is aan het proces. Het blijft noodzakelijk de contractmanagementfunctie dusdanig in de organisatie te beleggen zodat het gehele proces goed ingericht is. Een softwaretool kan vervolgens dat proces standaardiseren en optimaliseren, maar kan het zeker niet “zomaar even aangeschaft worden” om vervolgens de contractmanagementfunctie te vervullen. Daarnaast is een selectieproces voor software een project dat veel aandacht en investeringen vergt en dus gedegen moet worden aangepakt. Want hoewel je niet perse een “fool” bent zonder contractmanagementtool, is het wel mogelijk om een “fool” te zijn met een softwaretool!

Wilt u meer weten over contractmanagementtools? Neem dan contact met ons op.