Nieuwe Aanbestedingswet benadrukt belang van een goede marktanalyse

Een marktanalyse is een activiteit die -ook al is het summier- beschreven stond de eerdere wet- en regelgeving rondom Europees aanbesteden. Met name in par 2.5 Gids Proportionaliteit wordt  nogmaals duidelijk gemaakt dat er vaak onterecht te veel angst bestaat bij aanbestedende diensten om voor een aanbestedingsprocedure contact te zoeken met marktpartijen. Uiteraard dient men er wel voor zorg te dragen dat de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht, zoals transparantie, goed gewaarborgd zijn.

Doel van marktanalyse

In de Gids Proportionaliteit wordt duidelijk gemaakt dat goed inkopen niet mogelijk is zonder eerst als inkopende partij zelf goed te weten:

  • wat wil ik hebben?
  • wat heb ik daarvoor nodig in termen van bijvoorbeeld specifieke diensten, software, hardware en wat gaat dat ongeveer kosten?
  • wat zijn specifieke risico’s, en dan met name die risico’s die je in het aanbestedingsproces wilt afdekken?

Belangrijk is dat de keuzes die op basis van bovenstaande vragen worden gemaakt op grond van de Aanbestedingswet 2012 ook in de aanbestedingsdocumenten moeten worden toegelicht (gemotiveerd).

Waar kan je naar vragen?

Bij complexe softwareprojecten is het met name van belang om te focussen op de volgende onderwerpen:

  • Toets of er een goede match is tussen de functionele en technische scope die je als aanbestedende dienst voor ogen hebt en de scope van de oplossingen die de markt kan aanbieden. Is de gekozen afbakening een logische en ook functioneel en technisch al voldoende bewezen in de markt? Ben je bijvoorbeeld niet van plan om een ‘schaap met drie of vijf poten’ aan te schaffen, terwijl één met vier wellicht beter is?
  • Welke prijsmethodieken bestaan er en wat zijn de grootste prijsbepalende factoren waar je als aanbestedende dienst uitspraken over dient te doen in de aanbestedingsdocumenten?
  • Wat zijn volgens de leverancier de grootste projectrisico’s die zorgen voor kosten- en/of tijdoverschrijdingen?
  • Probeer specifiek over de gebieden in het Programma van Eisen waar je de meeste onzekerheid over hebt vragen te stellen zoals: waar is twijfel over het wel of niet stellen van minimumeisen, welke interfaces zijn gangbaar (in de praktijk vaak een lastig vraagstuk), waar verwacht je open standaarden aan te treffen, welke hardware platformen zijn gangbaar?

Wat zijn de kaders?

Het belangrijkste is dat je de beginselen van aanbesteden hanteert, en dus non-discriminatoir, transparant en proportioneel handelt. Bij een marktanalyse vertaalt zich dat naar bijvoorbeeld:

  • Meld vooraf dat er een verslag gemaakt wordt (waarop de leverancier ook kan reageren) en wat je van plan bent te doen met het verslag (wel of niet bij de aanbestedingsdocumenten voegen en in welke   vorm)
  • Beschrijf duidelijk het doel van de analyse, is deze gericht op de markt, de producten of een combinatie van beide?
  • Beschrijf expliciet (indien relevant) dat een marktconsultatie mogelijk nog onderdeel kan gaan uitmaken van de marktanalyse
  • Beschrijf expliciet dat het geen verkoopgesprek is, en dat het niet of zeer beperkt (max 5 – 10 minuten) mogelijk is om je als leverancier voor te stellen en een productpresentatie te geven
  • Ga geen concrete offertes of prijzen opvragen
  • Je mag algemene informatie van leveranciers opvragen zoals brochures e.d., maar ga voorzichtig om met het te specifiek opvragen van informatie (zoals bij het toesturen van een gedetailleerde vragenlijst)
  • Gebruik marktanalyse niet om (in het geval van meervoudige onderhandse aanbestedingen) marktpartijen te selecteren / kwalificeren en dus te bepalen of ze wel of niet uitgenodigd worden voor het uitbrengen van een offerte
  • Ga niet in detail in over kenmerken van de specifieke inkoopopdracht die leveranciers een groot tijdsvoordeel geven t.o.v. concurrenten. Meest eenvoudige voorbeeld is om niet indien dat niet nodig is aan te geven wanneer je van plan bent om de aanbesteding te starten. Maar denk ook aan zaken zoals het niet onnodig aangeven van mogelijke referentie-eisen, of het stellen van heel specifieke eisen waarvan je al weet dat dit veel uitzoektijd zal gaan vergen van de leverancier o.i.d.
  • Houd tot slot ook rekening met de beschikbare tijd bij de leveranciers. Ga niet onnodige vragen stellen, ellenlange vragenlijsten laten invullen of  met te veel leveranciers gaan spreken.

Voor meer informatie over de aanbestedingswet bij marktanalyses kunt u contact met ons opnemen.

Plaats een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.