Je kunt doorgaan met je huidige leverancier, tijd kopen en optioneel een jaar verlengen of opnieuw de markt ingaan en tenderen, echter alle varianten hebben hun voor- en nadelen. De gevolgen zijn vaak groot en complex. De onderlinge afhankelijkheid is groot, het afbreukrisico is hoog, omschakeling naar een andere leverancier kost veel tijd en geld, met een tijdelijk lagere servicegraad en er is geen ruimte voor noodzakelijke business innovatie tijdens de omstelling. Een “eenvoudige” contractvernieuwing is bijna nooit “business as usual”.
De huidige dienstverlening moet worden aangepast aan de nieuwste stand der techniek, aan de markt en / of aan de ontwikkelingen in de organisatie. Dit betekent veelal een nieuwe SLA en contract, dan komen de juristen nog met de laatste aanpassingen op de algemene voorwaarden en De afdeling Risk en compliance komt met nieuwe risico’s, audit rechten en controles. Door dergelijke ontwikkelingen, inflatie en markt gaat ook de prijs op de helling en voor je het weet zit je in een lang en ingewikkeld onderhandelingstraject. Als je dan ook nog bedenkt dat de afhankelijkheid tussen de individuele contracten en leveranciers vaak groot is, ga je beseffen dat het tijd is om contractvernieuwing anders aan te pakken.
Het vernieuwen van een contract is in feite gelijk aan het aangaan van een nieuwe verbintenis. Je moet jezelf dezelfde vragen stellen en je opnieuw oriënteren op de markt en je eigen organisatie om een helder beeld te verkrijgen van requirements en aansluiting op (interne)klantwensen. Wat zijn je strategische doelen, welke afhankelijkheid wil je van je leveranciers, wat zijn je behoeftes op de middellange termijn en welke kant gaat de markt op. Deze vragen geven de noodzaak aan voor onderbouwd leveranciersmanagement en een tactisch goed in elkaar zittend leveranciersplan zodat je keuzes over contractvernieuwing op de juiste gronden maakt.
Her leveranciersmanagement zal rekening moeten houden met die strategische doelen , eventuele overnames en groei of verschuiving van belangen. Wil je vooral innovatie om nieuwe markten te bedienen of kostenverlaging in een bestaande omgeving. Wil je flexibiliteit en aanpassingsvermogen van je leverancier omdat de bedrijfsstrategie nog niet helder is of een cloudservice omdat dit eenvoudiger en goedkoper op te schalen is.
Voor vragen over de inrichting van leveranciers en contractmanagement in combinatie met contractvernieuwing kunt u contact opnemen met Rob Krassenberg.