Zorgorganisaties zitten in een woelige periode met forse bezuinigingen. Daarbij neemt de druk op personeelslasten toe en is zelfroosterplanning sterk in opkomst. Personeelsplanning stelt organisaties in staat slimmer om te gaan met het bestaande personeel. Helaas beschikken niet alle plannings- of roosterpakketten over een goede planningsmodule.
Naarmate zorgorganisaties professionaliseren, wordt het adequaat plannen van personeel belangrijker. Wat ooit begon als operationele activiteit krijgt steeds meer tactisch/strategische kenmerken. Dat betekent dat de ondersteuning om de activiteit van het plannen uit te voeren ook mee moet ontwikkelen met de ambitie van de organisatie. Veel planningssoftware beschikt daarom ook over een module strategische personeelsplanning.
Flexibel op- en afschalen
Strategische personeelsplanning houdt zich met name bezig met het anticiperen op wijzigingen in vraag van zorg en aanbod van zorgmedewerkers, wat gezien de huidige onzekerheden met betrekking tot de WMO het gesprek van de dag is. Daarnaast zijn bekende knelpunten de zomerperiode, de decembermaand, maar ook plotselinge schommelingen in de ambulante zorg die er voor zorgen dat last-minute vervangend personeel geregeld moet worden om aan de zorgvraag te voldoen.
Ook deze ogenschijnlijk willekeurige schommelingen houden zich veelal aan een patroon. Met strategische personeelsplanning bouwt de organisatie een beeld op van piek- en dalbelasting gedurende het jaar, op basis van informatie van de voorgaande jaren.
Zelforganisatie en zelfsturende teams
Naast strategische personeelsplanning maken zelfsturende teams een verdere opmars in de zorg die past bij de bezuinigingen op overhead en managementfuncties. Ook organisaties die daar nog niet aan toe zijn, leggen verantwoordelijkheden steeds lager in de organisatie, wat inhoudt dat zelforganisatie toeneemt. Voor personeelsplanning kan dit betekenen dat teams zelf verantwoordelijk zijn voor het bijwerken van het rooster. Toegang tot het rooster moet ook vanuit huis zijn geregeld evenals het doorgeven van wijzigingen. Niet alle roostersoftware ondersteunt zelfroosteren. En zelfroosteren kent ook vele varianten.
Selectie
De leveranciersmarkt voor personeelsplanning in de zorg is groot en tevens nog niet verzadigd. De veranderingen in de zorg worden naast bestaande (eHRM) leveranciers ook door veel nieuwe spelers aangegrepen om hun positie in de zorgmarkt te veroveren. Het selecteren van een passend personeelsplanningspakket is daarmee een uitdagende taak. Het belang van een degelijk programma van eisen, aansluiting bij bestaande systemen en een heldere Request for Proposals (waarmee leveranciers worden uitgenodigd een passende aanbieding te doen) neemt toe. Hiervoor dienen de juiste mensen in de organisatie te worden betrokken. Ook dat vereist strategische personeelsplanning!
Wilt u nadere informatie over onze ervaring en diensten rondom e-HRM, personeelsplanning of de eHRM tour die Mitopics in 2015 organiseert, neemt u dan contact op met Leon Chevalking.