Europese aanbestedingsproblemen: eerder symptoom dan oorzaak IT-problemen

In de commentaren op het rapport van de Commissie-Elias is één rode draad waar te
nemen: Europese aanbestedingsregels zouden zozeer knellen dat zij een belangrijke bron van
de problemen zouden zijn. Sommige commentaren riepen zelfs op tot een algehele afschaffing
van de aanbestedingsregels. Een reactie op deze reacties.
De Europese aanbestedingsregels stammen op hoofdlijnen uit 1973 en waren tot 1993 niet bindend. De grondbeginselen zijn: transparantie, non-discriminatie, objectiviteit en
proportionaliteit. Periodiek zijn verfijningen toegevoegd, vaak bestaande uit het in Europese regelgeving vastleggen van in de jurisprudentie ontstane inzichten en de actuale stand van zaken in de inkoopprofessie. De doelstellingen van de aanbestedingsregels zijn tweeledig.
Overheden vervullen een voorbeeldfunctie door waar mogelijk op de gemeenschappelijke markt in te kopen. Daarnaast doen zij dit op integere en professionele wijze. Succes is vooral op het terrein van integriteit en professionaliteit geboekt. Qua grensoverschrijdend zakendoen wordt de publieke sector nog ruimschoots overvleugeld door de private sector.
Wie IT-inkopers uit de private sector uitlegt hoe Europese aanbestedingsprocedures concurrentie bevorderen, krijgt steevast de reactie: ‘En jullie vinden dat moeilijk? Zo doen
wij dat al decennia.’ En dat klopt, want de Europese aanbestedingsregels zijn in grote mate gebaseerd op al bestaande best pracices uit de private sector. Wie beweert dat Europese aanbestedingsregels fundamenteel ongeschikt zijn om IT in te kopen, is ongeïnformeerd. Als grote partijen in de private sector het wel kunnen met sterk soortgelijke (zelfopgelegde) procedures, dan zijn ze intrinsiek uitvoerbaar. De aanbestedingspraktijk blijkt ten dele weerbarstiger. Dat heeft meerdere oorzaken, de belangrijkste is dat zowel de Europese als de nationale (Nederlandse) wetgever telkens uit het onvoldoende naleven van de regels concludeert dat er meer geregeld moet worden. Daarbij lijkt te worden verondersteld dat als ambtenaren verteld wordt dat ze iets moeten doen, ze dat dan wel kunnen doen, ongeacht of zij daar mandaat, middelen, vaardigheden en kennis voor tot hun beschikking krijgen.
Het grootste praktijkprobleem is echter gebrek aan: bewegingsruimte voor de inkoopfunctie. Dit is veelal een gevolg van interne verhoudingen, slechte inkoopvoorbeelden, maar ook te operationeel en te rigide zelfopgelegd beleid. Langlopende brede mantelcontracten zijn bijvoorbeeld een eigen keuze, zeker als je bedenkt dat deze veelal exclusief zijn. Een fenomeen wat zich in de private sector niet of nauwelijks voordoet. Ook voor haalbaarheidstoetsen, proof-of-concept-opstellingen, tussentijds kunnen stoppen en het kunnen
afrekenen op resultaat, geldt: als dit bij complexe IT-projecten niet kan, is dit vaak het gevolg van eigen keuzes, met inbegrip van beleidsmatig verboden creativiteit. De
aanbestedingsregels staan dit niet in de weg en wie denkt dat dit anders is, is onvoldoende geïnformeerd.
En zelfs als die bewegingsruimte er in theorie is, kan deze in de praktijk niet benut worden door traagheid van de eigen besluitvorming, waardoor men dusdanig laat begint met
de aanbesteding dat er geen tijd meer is om dergelijke maatregelen te implementeren in de inkoopprocedure. Wie de publicaties van aanbestedingen volgt ziet een grote eindsprint aan het einde van het jaar( in december 2013 werden ongeveer net zoveel IT-aanbestedingen gepubliceerd als in het eerste kwartaal van dat jaar). Onder deze tijdsdruk is er zelden tijd voor apart haalbaarheidsonderzoek of het opnemen van een proof-of-concept in de planning. Daarbij kan de vraag gesteld worden wat er zou
gebeuren als de aanbestedingsregels worden afgeschaft (wat een herziening van de Europese regels zou vergen). Willen we terug naar de situatie van voor 1993, waarbij het ook in Nederland heel gewoon was om grote overheidsinkopen op basis van vriendschappen te gunnen? Juist nu integriteitsvragen bij de gunning van IT-opdrachten gesteld worden,
lijkt ons dit geen goede koers. Naar onze mening zou de inkoopprofessionaliteit niet alleen met de stok van het aanbestedingsrecht nagejaagd moeten worden, maar ook met de
wortels van het geven van mandaat, middelen, vaardigheden en kennis.
Concluderend: geef overheidsinkopers nu eens op tijd de inkoopbehoefte waar zij intern naar vragen, het mandaat om beweringen van leveranciers vooraf te toetsen, én verbind hier, bij geconstateerde onwaarheden tijdens een project, ook consequenties aan. Leg de verbinding met risicomanagement van projecten, naar aanbesteden én naar contractmanagement. Stap ook niet in de valkuil dat goed inkopen hetzelfde is als tot in detail specificeren. De kern is het in beeld hebben van de risico’s en daar zelf maatregelen op nemen of deze van de leverancier te vergen. En dan liefst in de preventieve sfeer en niet zozeer in de contractuele. Vergeet daarbij niet dat zolang
wordt voldaan aan genoemde grondbeginselen binnen aanbestedingsprocedures vrijwel alles is toegestaan. Dit vergt wel creativiteit, flexibiliteit en dus tijd. Als aanbesteden moeilijk gaat, heeft dat veelal dezelfde oorzaken als waarom IT-projecten moeilijk gaan.

(dit artikel is eerder verschenen in Automatiseringgids met Arne Smedema als co-auteur)

Plaats een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.