Mitopics heeft veel ervaring in het voorkomen en oplossen van IT-geschillen. Onze IT-juristen gebruiken deze ervaring bij het maken van steeds betere IT-contracten voor onze opdrachtgevers. Hier een top 5 van veelvoorkomende bronnen voor conflicten die met goede contracten beter beheersbaar zijn en vaak zelfs kunnen worden voorkomen.
(1) opeenstapelende meerwerkdiscussies. Als gevolg van impliciete (en soms irreële) verwachtingen en/of ontoereikende specificaties van bijvoorbeeld de vereiste managementinformatie, van de benodigde conversiewerkzaamheden en van essentiële softwarefuncties stapelen de meerwerkdiscussies zich op. Door het ontbreken van daadkrachtige meerwerkprocedures is na verloop van tijd de berg niet meer te overzien, schort de leverancier zijn werkzaamheden op in afwachting van aanvullende opdrachtverlening en wordt zowel de vertraging in het project als de omvang van het conflict snel groter. Tip: een goed doordacht meerwerkprotocol (en natuurlijk een beter gedefinieerd statement of work) als bijlage bij de projectovereenkomst is geen overbodige luxe!
(2) slecht opdrachtgeverschap. Door het loslaten van contractueel overeengekomen procedures en verantwoordelijkheidsverdelingen, tussentijdse scopewijzigingen door te voeren zonder goede afspraken over de consequenties daarvan voor doorlooptijd, verantwoordelijkheden en kosten te maken, geen dossiervorming te organiseren en met regelmaat op de stoel van de leverancier te gaan zitten, wordt het steeds moeilijker om de leverancier wel aan de contractuele afspraken te houden. In geval van conflict biedt het contract (ondanks de effort die daarin is gestoken) door dergelijk gedrag geen houvast meer. Tip: stuur niet alleen op nakoming van de verplichtingen door de leverancier, maar wees minstens zo kritisch over de nakoming van verantwoordelijkheden van de eigen organisatie!
(3) alle flexibiliteit weg-contracteren. Te veel open eindjes in contracten kunnen tot forse discussies leiden, maar ‘te star’ contracteren kan eveneens beklemmend werken; complexe projecten met veel onzekerheid vragen om een gefaseerde aanpak en tussentijdse evaluaties van de business case. Een in beton gegoten lange-termijn contract dat niet de procedurele flexibiliteit biedt om in te spelen op tussentijdse beslissingen van partijen die nodig zijn teneinde samenwerkingen langdurig succesvol te maken, werkt meer beperkend dan faciliterend. Tip: contracteer de scope die je kunt overzien en neem procedurele vangnetten in het contract op voor het onvoorzienbare.
(4) irreële ambities. Duidelijk herkenbaar aan het gebrek van voldoende slack in iedere planning, toepassing van de nieuwste state of the art technologie, een big bang, geen plan B en geen fall back scenario… zelfs het mooiste contract voorkomt niet dat dergelijke ‘mooi weer projecten’ bij slecht weer toch tot een rampscenario verworden… Tip: begin met plan B en contracteer er een realistisch plan A omheen.
(5) kastje-muur-effecten. De laatste ‘klassieker’ die hier niet onvermeld mag blijven zijn contractuele constellaties met meer dan twee partijen en een onduidelijke verantwoordelijkheidsverdeling tussen die partijen. Het opstellen van deugdelijke meerpartijencontracten is een kunst die niet voor alle juristen is weggelegd en vergt (meer nog dan bij reguliere klant-leverancier-relaties) procedurele vangnetten voor het geval de in het contract beschreven verantwoordelijkheidsverdeling zwijgt. Eenmaal beland in een kastje-muur-discussie tussen leveranciers is er meestal maar één verliezer… Tip: door het contracteren van klassiek hoofdaannemerschap de complexiteit waar mogelijk terugdringen naar twee-partijencontracten!
Mitopics behoedt u graag voor geschillen waarmee anderen al eens geconfronteerd zijn. Ook uw voordeel doen met onze ervaring bij het contracteren van een nieuw IT-traject? Neem dan contact op met een van onze IT-juristen.