Succesvol contracteren en proactieve contractbeheersing: zeven Mitopics-principes

Vaak zijn problemen die ontstaan in de samenwerking tussen afnemers en aanbieders van IT gemakkelijk te voorkomen. Een goed contract is daarvoor een voorwaarde, maar professionele contractbeheersing is minstens zo bepalend. Proactieve contractbeheersing helpt bij het op elkaar laten aansluiten van de juridische werkelijkheid (het contract) en de praktische werkelijkheid (de dagelijkse uitvoering).

Mitopics heeft op basis van in bijna 25 jaar opgedane kennis een functioneel kader ontwikkeld voor succesvol contracteren en proactieve contractbeheersing. Zeven principes daaruit worden toegelicht in dit weblog. Dit zijn de kernpunten:

  1. Risicoanalyse vooraf. Door een inschatting te maken van de reële risico’s die significante impact kunnen hebben op de organisatie, en daarbij vast na te denken over het kanaliseren van eventuele schade, kan onduidelijkheid achteraf voorkomen worden.
  2. Contractueel motiveren in plaats van sanctioneren. Een boetebeding in een contract zal alleen het gewenste effect hebben (conform of beter dan afspraak presteren) indien deze vergezeld gaat van de beloning van ‘goed gedrag’.
  3. Maak functionele én flexibele afspraken. De praktische werkelijkheid zal altijd anders blijken dan voorzien in het contract. Laat middels goed op schrift gestelde afspraken zo min mogelijk ruimte voor lucht tussen de praktische situatie en het contract.
  4. Contract is leidraad en meetlat voor de uitvoering (en verdwijnt niet in de la). Het is bevorderlijk voor het succes van een IT-project dat tussentijds gemeten wordt of de resultaten voldoen aan de afspraken. Zorg ervoor dat die altijd scherp op het netvlies staan (en dat niet daarvoor eerst een la open hoeft…).
  5. Effectieve relatie: niet ondanks maar dankzij strakke contractbeheersing. Voorkom het verlies van rechten door tijdig te klagen als een prestatie niet beantwoordt aan de overeenkomst.
  6. Een goed contract bindt, maar nooit te veel. Steeds meer IT-diensten worden as-a-service aangeboden. Die flexibele, schaalbare vormen die vaak in shared-omgevingen worden aangeboden, rechtvaardigen niet altijd langlopende contracten.
  7. Stimuleer innovatie door een flexibel beloningsmodel. Breng financiële stimulans aan (carrot-and-the-stick, zie punt 5) die voor beide partijen interessant is, door middel van bijvoorbeeld een innovatiebudget bij aanvang van de dienstverlening, en een jaarlijks afnemende vergoeding voor het gebruik van de afgenomen diensten.

Bent u benieuwd hoe deze principes kunnen bijdragen aan het succes van uw IT-projecten? Neem dan contact op met senior IT-jurist Lesley Broos.

Plaats een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.