“We hebben in korte tijd een grote stap vooruit gezet. We hebben nu een toekomstvaste werkplek die alle functionaliteit biedt die we nodig hebben en die ook nog eens eenvoudig te beheren is.” Dit zijn de woorden van Maarten Derksen, Systeembeheerder bij de gemeente Zaltbommel, nadat een succesvolle aanbesteding en implementatie doorlopen is gericht op het ‘Nieuwe Werken’.
Hoewel de eerste aanzetten richting een gevirtualiseerde werkplek al in 2009 ontstonden, bleek de daadwerkelijke implementatie toen nog niet haalbaar. Emiel de Bruijn, ICT-coördinator bij de gemeente Zaltbommel, vat het als volgt samen: “We werkten destijds nog met veel applicaties die je niet eenvoudig kon virtualiseren. Daarom viel de keus toen op fat clients. Maar het was wel het moment waarop we zeiden: als we op termijn onze werkplekken willen virtualiseren, moeten we daar vanaf nu in al onze keuzes al rekening mee houden.”
Door deze goede voorbereidingen en heldere visie werd het applicatielandschap ingeklonken van ruim 250 applicaties naar iets minder dan 100 applicaties, waarbij een sterke voorkeur uitging naar cloud-applicaties en applicaties die vanuit het eigen datacenter aanboden konden worden. Hierdoor werd het aantal lokale applicaties tot een minimum beperkt en was de overstap naar een gevirtualiseerde werkplek wel haalbaar.
Toen het tijd werd om het inkooptraject op te starten liet de Gemeente Zaltbommel zich ondersteunen door DP Advies en Mitopics, een adviescombinatie specifiek gericht op IT-inkoop, die in het verleden al eerder samen optrok. In de aanbestedingstukken is de visie van de gemeente kernachtig beschreven, is grotendeels functioneel gespecificeerd en is erg veel waarde gehecht aan het inkopen van een set aan hard- en software dat bestond uit zo min mogelijk verschillende onderdelen om zo de beheerslast laag te houden. De aanbesteding is gewonnen door Citrix partner BrainForce (tegenwoordig Cegeka).
Door de goede voorbereiding is het opstellen van de aanbestedingsdocumenten, de aanbesteding zelf en het daadwerkelijk live gaan met de eerste pilot werkplekken in een recordtempo uitgevoerd tussen februari en september. Vier maanden later waren zo goed als alle oude werkplekken vervangen en kon het ‘Nieuwe Werken’ echt van start.
“Het was verschrikkelijk leuk om te doen. We hebben in korte tijd ontzettend veel geleerd. De samenwerking met de engineers van BrainForce verliep ook buitengewoon goed. We konden met hen sparren en omdat wij zoveel kennis hebben, waren we erg kritisch. Soms hadden we verhitte discussies, maar dat kon ook omdat er wederzijds veel vertrouwen was. Juist door die discussies vonden we dan vaak oplossingen waar we in eerste instantie niet aan dachten”, zegt Derksen. De Bruijn vult aan: “Het was informeel waar het kon en formeel als het moest. Door de fijne samenwerking was daarin een mooie balans.”
** Dit nieuwsbericht is gebaseerd op het persbericht van BrainForce / Cegeka, welke u hier kunt teruglezen.
Wilt u ook meer weten over de mogelijkheden van VDI voor uw organisatie of het slim aanbesteden van ICT? Neem dan contact met ons op via info@mitopics.nl of 0182-573211.