In de serie “Clausules in IT-contracten” bespreken de IT-juristen van Mitopics enkele veelvoorkomende passages in overeenkomsten tussen afnemers en leveranciers van informatietechnologie. In deze bijdrage: de informatie- en onderzoeksplicht.
In IT-contracten staan vaak clausules opgenomen over bepaalde onderzoeks- en informatieplichten die tussen contractpartijen gelden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een contractclausule die vermeldt: “De IT-leverancier heeft zich op de hoogte gesteld van de aspecten bij opdrachtgever die relevant zijn voor de uitvoering van zijn IT-diensten. Hij verklaart dat hij daarvoor door opdrachtgever van voldoende informatie is voorzien.”
Op het eerste oog lijkt een dergelijk contractartikel niet veel te impliceren of wordt er al snel ‘overheen’ gelezen. In dit blog geven we aan waarom het belangrijk is om de contractartikelen over onderzoeks- en informatieplichten wel de nodige aandacht te geven en goed in het contract te verwoorden.
Toetsingskader voor informatie- en onderzoeksplichten
De inhoud van een informatie- en onderzoeksplichtartikel, opgenomen in een overeenkomst, kan grote gevolgen hebben voor elk van de contractpartijen.
De informatie- en onderzoeksplichten die tussen zakelijke partijen bestaan vloeien voort uit het Burgerlijk wetboek. Ook is er diverse jurisprudentie te vinden over dit onderwerp.
Een eenduidige ‘regel’ over hoe ver een informatieplicht of onderzoeksplicht van een opdrachtgever of opdrachtnemer gaat is echter lastig te geven. Dit komt ook omdat de toepasselijke ‘regels’ die bepalen in welke mate de andere partij informatie had moeten verschaffen, had moeten waarschuwen of meer had moeten onderzoeken, afhangen van onder meer:
- de soort IT-overeenkomst die is aangegaan (bijvoorbeeld een koopovereenkomst of een opdracht tot dienstverlening);
- de ‘soort’ IT-dienst die wordt verleend (bijvoorbeeld de meer ‘gewone’ IT-dienstverlening versus de IT-dienstverlener die vanwege zijn specifieke expertise als taak heeft de opdrachtgever te adviseren);
- de omstandigheden van het geval; en
- de “redelijkheid en billijkheid” en “goede trouw”.
IT-overeenkomsten kunnen gemakkelijk een ‘mengvorm’ zijn van koop, dienstverlening en advisering. Er wordt bijvoorbeeld eerst geadviseerd welke hardware de klant nodig heeft (advies), vervolgens wordt de hardware gekocht (koop) en onderhouden (dienstverlening). In dit artikel gaan we uit van IT–dienstverlening. In dit geval wordt een ‘overeenkomst van opdracht’ gesloten tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer (IT-dienstverlener).
Informatie- en onderzoeksplicht van een dienstverlener
Wettelijk is bepaald dat de opdrachtnemer bij zijn werkzaamheden “de zorg van een goed opdrachtnemer” in acht neemt. Hij moet handelen zoals een redelijk bekwaam en redelijk handelend vakgenoot te werk zou zijn gegaan. Hoe dit verder uitgelegd wordt hangt af van – u raadt het al – de omstandigheden van het geval.
Er is jurisprudentie die hieraan invulling geeft, zoals in een specifiek geval:
- een verplichting om de opdrachtgever te waarschuwen voor onjuistheden in de opdracht;
- de plicht om bepaalde informatie te verschaffen, ook indien de opdrachtgever zelf deskundig is;
- of (in het bepaalde geval) het niet-nakomen van een informatieplicht door de opdrachtgever er toe leidt dat opdrachtgever zelf ook nadelige gevolgen moet dragen van het feit dat hij niet (ongevraagd) bepaalde informatie heeft verschaft.
Af te leiden valt dat in geval van IT-dienstverlening ten minste een informatieplicht over de te leveren prestatie geldt.
De IT-dienstverlener zal vaak meer kennis hebben van een bepaald IT-onderwerp dan zijn opdrachtgever. De IT-dienstverlener heeft een plicht te zorgen dat hij relevante informatie aan opdrachtgever verschaft in het kader van de te verrichten diensten of het te verstrekken advies. Hij moet zich dus verdiepen in welke informatie relevant is voor opdrachtgever; hij heeft, naast een informatieplicht, ook een bepaalde onderzoeksplicht.
In bijvoorbeeld een IT-vernieuwingsrelatie, waarbij een ERP-pakket wordt aangeschaft door een opdrachtgever, legt de rechter het zwaartepunt op de informatieplicht aan de zijde van de leverancier die het betreffende pakket levert en implementeert. Die informatieplicht impliceert dan dat de leverancier onder meer de opdrachtgever goed op de hoogte moet stellen van de functionaliteiten van dat pakket, en in hoeverre dat aansluit op de bedrijfsprocessen van opdrachtgever.
In geval bijvoorbeeld een standaard IT-dienst wordt geleverd, zal over het algemeen minder onderzoek gedaan hoeven worden naar omstandigheden en behoeften van de opdrachtgever, dan in geval van het verlenen van een specialistisch IT-advies dat bijvoorbeeld over de oplossing van een probleem van opdrachtgever adviseert.
Contractuele afspraken over de informatie- en onderzoeksplicht: waarom?
Nu niet altijd eenduidig te bepalen is wat exact ten aanzien van elkaars onderzoeks- en informatieplicht geldt, worden vaak hierover contractuele afspraken gemaakt. Door het opnemen van dergelijke contractartikelen proberen partijen overeen te komen tot waar de informatieplicht en onderzoeksplicht van elk reikt.
Voldoende uitwisseling van informatie vóór sluiten van de overeenkomst
Door vastlegging van bepaalde informatie- en onderzoekplichten in het contract wordt vaak beoogd te zorgen dat al vóór de contractsluiting voldoende informatie tussen de partijen is uitgewisseld. Door deze uitwisseling van informatie heeft elk van de partijen zich een goed beeld kunnen vormen van wat bijvoorbeeld exact wordt geleverd en wat het doel is waarvoor de IT-dienst verricht dient te worden. Op basis van ontvangst van opdrachtgever van relevante informatie kan deze dan keuzes maken en bijvoorbeeld besluiten dat hij deze dienst wil afnemen en daarom deze overeenkomst wil aangaan.
Uitwisseling van informatie en beperken van risico’s
Informatie- en onderzoeksclausules geven daarnaast vaak invulling aan de aansprakelijkheid die in deze tussen partijen moet gaan gelden. Ik licht dit toe aan de hand van de volgende voorbeelden.
In opdrachtgeversvriendelijke IT-overeenkomsten zie je bijvoorbeeld clausules opgenomen waarin de IT-opdrachtnemer dient te verklaren: dat hij zich voldoende op de hoogte heeft gesteld van de doelstellingen in verband waarmee de opdrachtgever de overeenkomst aangaat; dat hij om informatie zal vragen als daarin onduidelijkheden bestaan; en dat hij zich een oordeel heeft gevormd over de haalbaarheid van de te leveren prestatie en de risico’s van de prestatie die wordt geleverd. Soms gaat het zover dat bijvoorbeeld ook wordt aangegeven dat, indien het hiervóór verklaarde niet juist blijkt te zijn, het risico daarvoor bij de IT-opdrachtnemer berust en niet tot kosten voor opdrachtgever leidt.
Anderzijds kunnen meer leveranciersvriendelijke IT-contractvoorwaarden clausules bevatten waarin juist bij de opdrachtgever de plicht wordt gelegd om zelf actief, tijdig, juiste en volledige informatie te verschaffen aan de IT-leverancier. Ook wordt bijvoorbeeld wel opgenomen dat klant het risico draagt van selectie van door de IT-leverancier te leveren diensten.
Met bovenstaande voorbeelden wordt niet alleen de aansprakelijkheid van elk van de partijen in deze bepaald. Ook heeft het effect op de kosten. De kosten voor uitvoering van de informatie- en onderzoeksplichten worden verhoogd, indien vergaande verplichtingen in deze nagekomen moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor in vergaande mate moeten verzamelen van informatie voor het goed kunnen uitvoeren van dienstverlening.
Contractueel vastgelegde onderzoeks- en informatieverplichtingen ogen soms onschuldig, maar kunnen extra kosten en risico’s met zich meenbrengen. Het is zinvol om op basis van de benodigde en te verrichte dienstverlening (of de koop), en de betrokken contractpartijen, te bepalen welke contractclausules over de informatie- en onderzoeksplicht voor uw IT-overeenkomst nodig zijn. Contracteren over IT is dagelijks werk voor IT-juristen van Mitopics. Heeft u vragen over dit onderwerp dan kunt u contact opnemen met IT-jurist Barbara van der Donk.
Mitopics geeft ook cursussen, onder meer over IT-contracten. Kijk op onze website voor actuele cursussen.