Bij Europese aanbestedingen wordt in de regel gebruik gemaakt van de ‘openbare’ of ‘niet-openbare’ procedure. Voor sommige opdrachten bieden deze procedures echter onvoldoende mogelijkheden om tot de juiste aankoop te kunnen overgaan. De aanbestedingswet kent gelukkig ook andere procedures. Deze procedures bieden mogelijkheden die de ‘normale’ procedures niet kennen. In dit artikel wordt besproken wanneer welke procedure gebruikt kan worden en waarom dat wenselijk kan zijn.
De Aanbestedingswet kent diverse procedures anders dan de gangbare ‘openbare’ of ‘niet-openbare’ procedure. Indien er voor zo’n afwijkende procedure wordt gekozen moet deze keuze echter wel deugdelijk gemotiveerd worden. Zo mag bijvoorbeeld gekozen worden voor de procedure van de ‘concurrentiegerichte dialoog’ als het een ‘innovatieve’ oplossing betreft en de ‘gemakkelijk beschikbare oplossingen’ moeten worden aangepast om aan het gewenst te voldoen. Het is aan de aanbestedende dienst (de opdrachtgever) te bepalen of dit het geval is en dit als motivering voor de keuze in de aanbestedingsdocumenten uit te werken. Er zijn de volgende ‘bijzondere’ procedures:
De Mededingingsprocedure met onderhandeling.
Bij deze procedure is het toegestaan te onderhandelen. Onderhandelen is bij normale Europese aanbestedingen niet toegestaan maar soms wel gewenst. Bij de mededingingsprocedure wordt er onderhandeld na ontvangst van de offertes en wel over de ‘prijs en uitvoeringscondities’. Deze procedure is nieuw in de aangepaste aanbestedingswet en de eerste ervaringen worden op dit moment opgedaan. De procedure is toegestaan als gemakkelijk beschikbare oplossingen niet voldoen (deze hebben aanpassing nodig), als er sprake is van ontwerp- of innovatieve oplossingen, als de technische specificaties vooraf niet goed kunnen worden vastgesteld of als andere zaken maken dat een opdracht niet zonder voorafgaande onderhandelingen kan worden gegund. Ook mag deze procedure worden gebruikt als er alleen onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen zijn ingediend. Indien er voor deze procedure wordt gekozen zal goed gemotiveerd moeten worden waarom de gewenste oplossing aan één van deze voorwaarden voldoet.
De procedure voor Sociale en andere specifieke diensten.
Deze procedure mag worden gebruikt bij diensten zoals gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening, onderwijs, cultuur en hotel/restaurantdiensten. Dit betreft specifieke dienstverlening die in de regel alleen door Nederlandse leveranciers kan worden geleverd. Door dit beperkte ‘grensoverschrijdende belang’ is voor deze diensten een afwijkende, en met name vereenvoudigde procedure toegestaan met minder regels dan de normale procedures. Let wel, de regelgeving omtrent deze diensten is recent gewijzigd waardoor de inkoop van deze diensten nu veel vaker openbaar bekend moeten worden gemaakt.
De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging
Bij deze procedure is geen openbare publicatie nodig, de aanbesteding gebeurt ‘onderhands’ en er zijn maar weinig voorschriften. Er wordt onderhandeld met één of meerdere partijen. Deze procedure is toegestaan als er na een ‘normale’ procedure geen of geen geschikte inschrijvingen zijn ontvangen, als maar één specifieke ondernemer de opdracht kan uitvoeren, als de opdracht dwingende spoed heeft of als de opdracht voort komt uit een prijsvraag. Met name de reden dat maar één leverancier een opdracht kan uitvoeren is een belangrijke om voor deze procedure te kiezen, denk bijvoorbeeld aan het onderhouden van een complex technisch systeem dat alleen door de fabrikant kan worden gedaan.
De versnelde procedure
De wettelijk verplichte doorlooptijd van de normale procedures wordt vaak als lang gezien. Bij de versnelde procedure zijn deze veel korter. Echter, deze procedure is alleen toegestaan bij ‘urgentie die niet door eigen toedoen is ontstaan en waarbij het onmogelijk is de normale termijnen te hanteren’. Beide zijn niet vaak het geval (behalve bij brand e.d.) en deze procedure wordt dan ook zelden gebruikt.
De Concurrentiegerichte dialoog
Net als de hierboven beschreven ‘mededingingsprocedure’ is deze procedure toegestaan als gemakkelijk beschikbare oplossingen niet voldoen, als er sprake is van innovatieve oplossingen, als de technische specificaties vooraf niet goed kunnen worden vastgesteld of als andere zaken maken dat een opdracht niet zonder voorafgaande onderhandelingen kan worden gegund. Ook mag deze procedure worden gebruikt als er alleen onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen zijn ingediend. Bij deze procedure mag in dialoog samen met de (geselecteerde) leveranciers een voorgestelde oplossingen nader worden uitgewerkt om zo tot een definitieve offerte te komen. De dialoog tussen opdrachtgever en (mogelijke) opdrachtnemer is zo VOOR het uitbrengen van de (definitieve) offertes, bij de mededingingsprocedure is dit NA het uitbrengen van de offertes. Als voor de concurrentiegerichte dialoog wordt gekozen zal er gemotiveerd moeten worden dat er sprake is van een ‘bijzonder complexe opdracht’ en dat er onvoldoende duidelijk is hoe de oplossing er uit moet komen te zien. Belangrijk aandachtspunt bij deze procedure is dat deze door de verschillende dialoogfasen een lange doorlooptijd kan hebben (tot wel 2 jaar bij complexe projecten).
Een Prijsvraag
Een aanbestedingsprocedure op basis van een Prijsvraag is gericht op de verwerving van een plan of ontwerp (bv bij architectuuropdrachten) waarbij met behulp van een jury een keuze wordt gemaakt, al dan niet met toekenning van prijzen. Deze procedure kent specifieke voorwaarden (hier verder niet besproken), uiteraard ook nu weer gebaseerd op de basisbeginselen van de aanbestedingswet als transparant, niet discriminerend, proportioneel en gelijke behandeling. Aantrekkelijk is dat bij een prijsvraag de opdracht onderhands aan de winnaar mag worden gegund.
Innovatiepartnerschap
Innovatiepartnerschap is (ook) een nieuwe procedure. Deze is gericht op opdrachten waarbij het wenselijk is samen met het bedrijfsleven te innoveren, bijvoorbeeld bij producten (en werken en diensten) die nog niet op de markt beschikbaar zijn. Afhankelijk van de behoefte kunnen bedrijven innovatieve oplossingen voorstellen. Na het uitvoeren van de onderzoeks- en ontwikkelingsfase, kan de oplossing in commerciële volumes worden ingekocht onder de voorwaarden die bij de start van de procedure zijn overeengekomen. Bij de keuze voor deze procedure zal duidelijk gemotiveerd moeten worden waarom er sprake is van een innovatieve opdracht (die gezamenlijk met een marktpartij ontwikkeld moet worden).
Een Concessieovereenkomst
Een concessieovereenkomst is gericht op het verlenen van een exploitatierecht, bijvoorbeeld op een OV-traject. Ook deze procedure kent hele specifieke voorwaarden die hier verder niet worden behandeld.
Dynamisch aankoopsysteem
Een Dynamisch aankoopsysteem kan gezien worden als een (digitale) marktplaats. Deze is gericht op gangbare (periodieke) aankopen van zaken met een algemene beschikbaarheid. Nadat de digitale marktplaats is ingericht (conform de regels) kunnen de daadwerkelijke opdrachten worden geplaatst. De tot de marktplaats toegelaten leveranciers kunnen op dat moment hun offerte uitbrengen.
Andere afwegingen
Naast een keuze tussen bovenstaande procedures zijn er nog meer afwegingen die bij de start van een aanbesteding gemaakt moeten worden. Is er bijvoorbeeld sprake van een raamovereenkomst (waarbij er periodiek vervolgopdrachten worden voorzien) en is er sprake van een werk, levering, dienst of combinatie hiervan (bij een ‘werk’ gelden andere regels). Ook kan worden nagedacht over de rol van ‘Best Value Procurement’ (BVP). BVP kan worden toegepast binnen openbare of niet-openbare procedures en maakt dat deze procedure meer aspecten gaat kennen die bijvoorbeeld ook bij een concurrentiegerichte dialoog aan bod komen, zoals het gebruik maken van de kennis, kunde en creativiteit van de leverancier, bijvoorbeeld in het bij BVP gebruikte ‘kansendossier’.
De aanbestedingswet kent zo diverse mogelijkheden af te wijken van de normale Europese aanbestedingsprocedures. Afgezien van de hele specifieke procedures als een concessieovereenkomst, een prijsvraag of de procedure voor sociale diensten zal met name bij innovatie en/of bij complexe opdrachten een afweging gemaakt moeten worden welke procedure het best passend is. Bij ‘gangbare’ objecten zoals bijvoorbeeld kantoormeubilair of computers zal dit niet het geval zijn, wel bij zaken die nog niet op de markt beschikbaar of bij vraagstukken die samen met een leverancier ontwikkeld moeten worden.