Vaak worden IT-aanbestedingen in één adem genoemd met andere zaken die moeten worden ingekocht zoals meubilair of facilitaire diensten. De noodzaak van het hebben van specialistische kennis van IT-aanbestedingen wordt in dat geval onderschat. Bij een IT-aanbesteding is het bijvoorbeeld wenselijk om een goede gesprekspartner te zijn voor de betrokken IT-medewerkers en ook kennis te hebben van marktontwikkelingen. In dit artikel legt Joost Lucassen uit waarin aanbestedingen op het vlak van ICT zich onderscheiden.
Het lijkt misschien logisch maar het aanbesteden van ‘ICT’ is niet hetzelfde als het aanbesteden van pennen en potloden. Maar waarom eigenlijk? Hoe komt het dat vernieuwing van ICT anders benaderd moet worden dan het vernieuwen van het contract voor de levering van pennen en potloden? Hieronder een aantal redenen.
Als eerste: ICT’ers houden van afkortingen en jargon dat voor buitenstaanders moeilijk te volgen is. Als je in een projectteam een serieuze sparringpartner voor de IT afdeling wilt zijn moet je weten waar men het over heeft, bijvoorbeeld als iemand ‘een koppeling wil met de AD’ of een ‘gevirtualiseerd serverplatform in zijn TIER3 datacenter’ heeft.
Verder zijn er in ICT land relatief veel ontwikkelingen, veel meer dan op de meeste andere gebieden. Als adviseur bij IT-vernieuwingsvraagstukken moet je daarom bijblijven en weten welke ontwikkelingen relevant zijn voor het betreffende vraagstuk. Dit maakt ook dat er relatief veel vernieuwingstrajecten zijn door een betrekkelijk korte gebruikstijd van diensten en producten. ICT medewerkers hebben daardoor zeer regelmatig ervaring met eerdere vernieuwingstrajecten, ook dit is anders dan in andere vakgebieden.
Bij het vernieuwen van ICT is er meer dan gemiddeld sprake van aanvullende vraagstukken zoals ‘wat doe ik zelf, wat besteed ik uit’ en ‘welke architectuurprincipes zet ik in’. Deze zijn van invloed op het inkoopvraagstuk en maken het vraagstuk daarmee ingewikkelder. Een gedegen verwervingsstrategie is daarmee vaak veel belangrijker dan bij gangbare diensten of leveringen.
ICT leveranciers houden potentiële afnemers (vaak de ICT-afdeling) veel beter op de hoogte dan in andere vakgebieden. ICT-land kent bijvoorbeeld veel nieuwsbrieven die afnemers op de hoogte houden en ook komen leveranciers proactief langs om nieuwe ontwikkelingen te bespreken. Dit maakt dat ICT’ers vaak goed op de hoogte zijn van ontwikkelingen in de markt en of deze voor hen relevant zijn, meer dan in andere vakgebieden.
Aanvullend hierop geldt dat ICT’ers vaak denken in termen van de specificaties en mogelijkheden van de bij hen bekende oplossingen. Een door hun opgesteld ‘programma van eisen’ is daardoor niet zelden (onbewust) toegeschreven op een product of merk. Dit beperkt de marktwerking en maakt dat scherpe prijzen niet mogelijk zijn. Leveranciers maken hier dankbaar gebruik van door ICT medewerkers uit te nodigen voor showroombezoeken, seminars of persoonlijke afspraken om zo als enige aan de wensen en eisen te kunnen voldoen. Het is aan de aanbestedingsadviseur om zorg te dragen dat een programma van eisen wel merkonafhankelijk is.
Bij ICT projecten, bijvoorbeeld als er een nieuw systeem moet worden ontwikkeld, is het vooraf vaak niet helemaal duidelijk wat je uiteindelijk krijgt. Dat dit een aanbestedingstraject anders maakt dan bijvoorbeeld die aankoop van pennen en potloden mag duidelijk zijn. De aanbestedingsdocumenten zijn hierdoor veel complexer onder andere omdat aanvullende zaken als ‘go/no-go’ momenten, een ‘proof of concept’ of het gezamenlijk ontwikkelen van op de situatie toegesneden functionaliteiten moet worden behandeld.
Ook is er bij ICT vernieuwing kans op ‘vendor lock-in’. Als er niet goed wordt oplet zit je de komende jaren aan een leverancier en zijn voorwaarden vast, ook al is het contract formeel ten einde. ERP projecten zijn hier een goed voorbeeld van: heb je eenmaal een ERP systeem ingevoerd dan kan het zeer lastig zijn deze in te wisselen voor een andere. Ook dit maakt dat de aanbestedingsdocumenten complexer zijn dan die bij ‘objecten’ waar wel makkelijk van leverancier gewisseld kan worden.
En als laatste: ICT projecten zijn nu ook weer niet altijd complex en ingewikkeld. Er is ook genoeg ‘commodity ICT’. Het niet onderkennen hiervan maakt een aanbesteding onnodig groot en ingewikkeld (en disproportioneel). Soms is ICT daarmee dus wel vergelijkbaar met pennen en potloden….
Voor meer informatie over aanbesteden van ICT neemt u dan contact met ons op.