Leveranciers moeten kosten maken als zij meedoen met een aanbesteding en willen meedingen naar een opdracht. De vraag is of deze tenderkosten door een opdrachtgever vergoed moet worden (of deels vergoed).
Het niet betalen van vergoedingen kan immers tot gevolg hebben dat leveranciers geen offerte uitbrengen, dat alleen grote leveranciers een offerte uit (kunnen) brengen (omdat zij meer budget hebben) of dat de kwaliteit van de offertes daalt omdat er onvoldoende tijd aan besteed kan worden.
Handreiking tenderkostenvergoeding
Rond dit vraagstuk is kort geleden de ‘handreiking tenderkostenvergoeding’ gepubliceerd. Deze handreiking behandelt de kwestie omtrent het wel of niet vergoeden van de kosten die leveranciers moeten maken, bijvoorbeeld voor het maken van een maquette, ontwerp of proefopstelling. Ook komt de vraag aan bod hoe hoog een eventuele vergoeding dan moet zijn.
In deze ‘handreiking tenderkostenvergoeding’ worden zowel voor leveranciers als opdrachtgevers adviezen gegeven om op een gefundeerde en inzichtelijke wijze om te gaan met tenderkostenvergoedingen bij aanbestedingen. In de handreiking worden hiervoor de volgende zaken geadviseerd:
- Het door een leverancier maken van ‘normale’ kosten voor het opstellen van een offerte hoort bij zijn ondernemersrisico en deze kosten hoeven door opdrachtgevers niet vergoed te worden. Echter, indien er in de offertefase relatief veel van een leverancier wordt gevraagd (bijvoorbeeld om als onderdeel van de offerte al een volledig ontwerp te maken), dan dient wel een kostenvergoeding geboden te worden. Dit is nog meer van toepassing als er veel wordt gevaagd ten opzichte van de omvang van de opdracht en de kans om deze te winnen.
- In het algemeen geldt:
- Geen vergoeding bij gunning op laagste prijs. In dit geval is de inspanning voor het maken van een offerte relatief beperkt.
- Geen vergoeding bij een reguliere aanbesteding waarbij alleen sprake is van een ‘normale’ inspanning (en er bijvoorbeeld geen sprake is van het alvast deels uitvoeren van een opdracht om de inschrijving te kunnen indienen zoals een ‘proof of concept’)
- Alleen vergoeding voor geldige inschrijvingen met uitzondering van de winnaar. De winnaar wordt geacht de tenderkosten in zijn inschrijving te hebben opgenomen.
- Een beperking in het aantal vergoedingen: bijvoorbeeld alleen een tenderkostenvergoeding voor leveranciers die een drempelscore hebben behaald of alleen de top 5.
- Geen volledige vergoeding van de gemaakte kosten, de vergoeding is bedoeld om tegemoet te komen in de gemaakte kosten.
- Wel vergoeding bij het intrekking van een aanbesteding of bij een mislukte aanbesteding.
- Het wel of niet geven van een vergoeding (en de hoogte ervan) is altijd maatwerk en ook branche-afhankelijk. Om deze reden zal er (voorlopig) geen gedetailleerde regelgeving worden opgesteld. De handreiking biedt input voor verdere afstemming tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers over de hoogte van de vergoeding van de kosten. De hoogte is afhankelijk van de inspanning die wordt gevraagd tijdens het aanbestedingsproces, de waarde van de opdracht en de waarde van de voor inschrijving benodigde inspanning (bijvoorbeeld het maken van het ontwerp). De vergoeding kan bij infrastructurele opdrachten liggen in de orde van de 1 a 2% van de opdrachtwaarde, bij architectendiensten kan deze oplopen tot 30% (afhankelijke van welk deel van de opdracht al bij de offerte moet worden uitgevoerd).
- Opdrachtgevers kunnen maatregelen nemen om de kosten en benodigde inspanning te beperken en dienen hier op basis van bestaande regelgeving bij de opzet van een aanbesteding de juiste afweging in te maken. Dit kan door het kiezen van de juiste aanbestedingsprocedure, door het beperken van de gevraagde inspanning in de offertefase en het eventueel opnemen van een wachtkamerbepaling (waardoor makkelijk zonder nieuwe aanbesteding kan worden overgestapt naar een andere inschrijver).
In onderstaande grafiek is het wel of niet vergoeden van tenderkosten samengevat.
