Mitopics heeft Tsubaki begeleid om de juiste ERP-partner en het passende ERP-pakket te selecteren.
Behoefte aan nieuw systeem
“De belangrijkste reden om de huidige applicatie, Unit4 Agresso Wholesale, te vervangen is dat Tsubaki tegen de grenzen van het systeem aan liep en integratie met deeloplossingen van derde partijen lastig te realiseren bleek. Daarom werd de hulp ingeroepen van Mitopics, dat Tsubaki ondersteuning heeft geboden bij het selecteren van de juiste ERP-partner en het passende ERP-pakket”, aldus Marco Schoonderwaldt, IT-consultant van Mitopics.
Pakket- en partnerselectie ERP
Bij de start van het selectietraject is een projectgroep geformeerd uit: MT leden, proceseigenaren en toekomstige key-users. Het vroeg samenstellen van een projectgroep, die de gehele selectie en implementatie bij elkaar blijft zorgt voor betrokkenheid en draagvlak. Naast het begeleiden van het selectieproces levert Mitopics ook inhoudelijke ondersteuning. In nauwe samenwerking met materiedeskundigen van Tsubaki zijn de bedrijfsprocessen geanalyseerd en geoptimaliseerd. Op basis hiervan zijn specifieke en onderscheidende eisen en wensen opgesteld. Hierbij is bijvoorbeeld uitvoerig gekeken naar het aansturen van de assemblage afdeling en de eisen en wensen ten aanzien van dimensies en restmaterialen.
Op basis van de beantwoording van een informatie aanvraag is de longlist van 13 pakket/leverancier combinaties, in overleg met het MT van Tsubaki, teruggebracht naar 4 kandidaten. Op basis van steekproeven (korte demonstraties) aan de volledige projectgroep zijn de 2 best passende applicaties geselecteerd. Aan 3 partijen is verzocht een offerte uit te brengen. Middels een uitgebreide demonstratie, is met en door de volledige projectgroep, de best passende applicatie bepaald. De geoptimaliseerde processen en specifieke eisen en wensen fungeren hierbij als functionele meetlat en zorgen voor onderscheidend vermogen. De projectteamleden worden hierbij optimaal voorbereid op hun rol tijdens de implementatie.
Naast het inhoudelijke traject heeft Mitopics Tsubaki ondersteund bij het opstellen van de uitgebreide offerte aanvraag, het inbrengen van een eigen set aan contractuele voorwaarden, (juridische) ondersteuning bij de onderhandelingen met de leveranciers en het verantwoorden van gemaakte keuzes aan het moederbedrijf in Japan.
“Het kunnen leveren van ondersteuning bij de juridische kant van de contractvorming en de onderhandelingen was een belangrijke overweging in de keuze voor Mitopics”, aldus Jean-Paul Frishert, CFO van Tsubaki.
De uiteindelijke keuze is gebaseerd op de best passende functionaliteit, de onderhandelde contractuele voorwaarden, de prijsstelling en het verwachte partnerschap met de leverancier.
Gekozen oplossing
Tsubaki en ERP leverancier HSO hebben recent de contracten getekend voor het vervangen van UNIT4 door Microsoft Dynamics 365. MS Dynamics 365 is de doorontwikkeling van Dynamics Ax (Axapta). De overeenkomst omvat het leveren van de applicatie als clouddienst, de implementatie, onderhoud en support.
Met de gekozen oplossing beschikt Tsubaki over een moderne applicatie die goed aansluit op de bedrijfsprocessen. Schaalbaar in functionaliteit en aantallen gebruikers waarmee Tsubaki is voorbereid op verdere groei van de organisatie. Partner HSO heeft ruime ervaring in handel en productie. Beide partijen hebben vertrouwen in een vruchtbare samenwerking in de komende jaren.
Meer weten?
Wilt u meer weten over het selecteren van ERP applicaties in de branches productie, handel, sociale werkvoorziening en zakelijke dienstverlening? Neem dan contact op met Marco Schoonderwaldt.
En/of wilt meer klantverhalen lezen, klikt u dan hier.