Werkt u bij een overheidsinstelling en houdt u zich bezig met inkoop? Dan krijgt u vanaf 18 april aanstaande te maken met e-facturering. Vanaf die datum moeten overheidsinstellingen elektronische facturen kunnen ontvangen en verwerken. Belangrijk is dat een e-factuur geen pdf of gescande papieren factuur betreft maar een xml-bestand is dat elektronisch wordt uitgewisseld. Het is dus geen email met een pdf-bijlage.
De verplichting tot het kunnen ontvangen en verwerken van e-facturen komt voort uit een wetswijziging van januari 2018 waarin is gesteld dat decentrale overheden en alle andere aanbestedende diensten bij Europese aanbestedingen elektronische facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken.
Achtergrond hiervan is dat e-factureren minder tijd kost, nauwkeuriger is, veiliger is, sneller gaat en minder foutgevoelig is dan het verwerken van een papieren of pdf-factuur. Zowel opdrachtnemers als opdrachtgevers besparen daarmee tijd en geld, er zijn geen spookfacturen meer en facturen worden sneller betaald.
E-facturen moeten voldoen aan een Europese norm (EN 16931) waardoor er voor zender en ontvanger duidelijk is over het uitwisselingsproces. E-facturen kunnen nog per email worden verzonden maar voor een echt efficiënt proces worden deze volledig digitaal afgehandeld via het ‘simplerinvoicing netwerk’. Er worden dus geen één op één afspraken meer gemaakt tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, maar er moet worden voldaan aan de norm zodat facturen via het netwerk kunnen worden afgehandeld. Door aan te sluiten op het genoemde netwerk kunnen facturen volledig digitaal tussen opdrachtnemer en opdrachtgever worden afgehandeld. Diverse leveranciers zijn hier al op aangesloten. Aansluiting op dit netwerk is soms mogelijk door een geautomatiseerde afhandeling via het bij de publieke instelling gebruikte financiële pakket of door aan te sluiten bij andere dienstverleners die een opstappunt bieden.
Het bij een organisatie invoeren van e-facturering heeft impact op verschillende zaken:
- De ICT voorzieningen zoals het financiële / ERP pakket, de gebruikte inkoopsoftware en mogelijk ook het ‘document beheer systeem’ (DMS) waarin facturen worden opgeslagen. Al deze systemen moeten met e-facturen kunnen omgaan en daar op worden aangepast.
- Het proces rondom de afhandeling van facturen moet worden aangepast op e-facturering. Het is bijvoorbeeld wenselijk het xml bestand (en eventuele bijlagen) leesbaar te kunnen maken voor budgethouders of medewerkers die een factuur moeten accorderen. Ook zullen de e-facturen digitaal en veilig moeten worden opgeslagen.
- Bij aanbestedingen zullen zaken omtrent e-facturering moeten worden opgenomen in de afspraken die worden gemaakt waarbij er duidelijk wordt vastgelegd welke informatie in de e-factuur moet zijn opgenomen (zoals ordernummers, verwijzingen naar contracten, etc.). De factuurafhandeling met de leverancier zal na de aanbesteding moeten worden ingericht waarbij de leverancier ook zorg zal moeten dragen voor het kunnen versturen van e-facturen.
Uiteraard zullen leveranciers vergelijkbare aanpassingen moeten doen om e-facturering mogelijk te maken.
Bovenstaande betekent ‘werk aan de winkel’ voor publieke instellingen. Echter als e.e.a. is ingericht zal het factuurproces minder tijd en inspanning kosten, zullen er veel minder fouten zijn en kunnen facturen sneller betaald worden. En dat is natuurlijk aantrekkelijk voor alle partijen.
Voor meer informatie, neemt u dan contact op met Richard Heijne den Bak.