Bij een inkooptraject of Europese aanbesteding worden diverse formele documenten opgesteld met voorschriften en procedures, contractuele zaken en de wensen en eisen. Een goede aanbesteding (of inkooptraject) kent echter ook een goed doordacht prijzenblad waarin wordt voorgeschreven hoe een leverancier zijn prijsstelling moet opbouwen. Zo’n prijzenblad is cruciaal voor het goed kunnen vergelijken van de offertes omdat leveranciers vaak (bewust) hun eigen prijscomponenten en berekeningsmethodiek kennen.
Denk bijvoorbeeld aan de prijsopbouw van mobiele telefonie. Leveranciers hanteren hier vaak verschillende onderdelen en afrekenmethodes zoals betalen per minuut of per seconde, wel of geen starttarief, de eerste minuut voor een vast bedrag, wel of geen aansluitkosten, korting op mee te leveren toestellen, etc. Een prijzenblad waarin alleen de prijs voor een minuut bellen moet worden opgegeven is zo dus onbruikbaar.
Een ander voorbeeld is het gebruik van een applicatie door een gemeente waarbij de ene leverancier de kosten van deze applicatie berekend op basis van het aantal gelijktijdige gebruikers maar een andere leverancier op basis van het aantal records in het systeem of op basis van het aantal inwoners van de gemeente. Zonder goed prijsmodel waarin wordt voorgeschreven hoe prijzen moeten zijn opgebouwd zullen offertes niet goed onderling vergeleken kunnen worden en ook geen goede weergave zijn van de daadwerkelijk te betalen kosten.
In het algemeen zijn er drie redenen om een duidelijk prijsmodel te hanteren:
- Alleen een goed prijsmodel maakt een correcte en objectieve vergelijking van offertes mogelijk. Door in een prijsmodel een berekening te maken van de totale te verwachten kosten over een periode, bijvoorbeeld met eenmalige kosten, maandelijkse kosten en inruilkosten, wordt een transparante en objectieve vergelijking van offertes mogelijk.
- Een goed prijsmodel maakt ook dat er een duidelijke verrekenmethodiek is ten aanzien van de prijzen na contracttering, bijvoorbeeld als er net iets andere aantallen nodig zijn dan vooraf ingeschat of als aantallen gedurende de looptijd van de overeenkomst worden bijgesteld. Indien bij de aanbesteding al bekend is dat aantallen in de toekomst zullen wijzigen kan dit in het prijsmodel (en daarmee in de vergelijking van de offertes) worden doorgerekend.
- Een goed prijsmodel maakt dat er minder kans is op meerwerk. Door duidelijk voor te schrijven welke kosten in het gehanteerde prijsmodel moeten zijn opgenomen en bijvoorbeeld voor alle prijscomponenten aparte velden op te nemen zal in de toekomst duidelijker zijn wat meerwerk is (wat dat dan kost) en wat niet.
Een goed prijsmodel is zo een cruciaal onderdeel van de set met inkoop / aanbestedingsdocumenten. Naast de formele documenten en het ‘Programma van eisen’ dient daarom ook het prijsmodel voldoende aandacht te krijgen in de voorbereiding van een aanbesteding.
Kunt u advies gebruiken bij uw inkooptraject of Europese aanbesteding? Neem dan contact op met Richard Heijne den Bak.