Klantcase: Succesvolle afronding van de aanbesteding ‘digitale werkplekinrichting’

Bevolkingsonderzoek Midden-West en KPN hebben recent het contract getekend voor de nieuwe digitale werkplekinrichting op basis van een cloudarchitectuur. De voorbereiding en aanbesteding van dit project is door Mitopics uitgevoerd, in nauwe samenwerking met materiedeskundigen van de bevolkingsonderzoeksorganisatie. Mitopics heeft inkoop- en aanbestedingsexpertise alsmede juridische en IT-kennis (incl. kennis van de IT-markt) ingebracht en de aanbestedingsprocedure succesvol begeleid.

Aanpak van de aanbesteding

Voor de aanbesteding is een Programma van Eisen (PvE) opgesteld waarin een zo functioneel mogelijke uitvraag is gedaan. Aanvullend werden beoordelingscriteria gesteld op het vlak van security/privacy, performance, functionaliteit en ‘toekomstige ontwikkelingen’. Het doel van deze aanpak was om leveranciers de mogelijkheid te geven zelf te bepalen welke van hun (technische) oplossingen het beste bij de gestelde kaders past. Dit geldt dus voor de nu gekozen ‘cloud-oplossing’ maar ook een meer traditionele oplossing (client-server) of een oplossing met ‘Citrix technologie’ zou aan het PvE hebben kunnen voldoen. Bij de aanbesteding zijn daarnaast ook interviews met belangrijke medewerkers van de leverancier gehouden die een belangrijke rol bij de dienstverlening spelen.

Gekozen oplossing

Met de KPN cloud-oplossing beschikken alle circa 200 medewerkers van ‘Bevolkingsonderzoek Midden-West’ over een uniforme digitale werkplek waardoor zij overal, op elk device en op elk moment hun werkzaamheden kunnen uitvoeren. De oplossing biedt vanuit één webportaal toegang tot alle benodigde applicaties zoals mail, Word en Excel (Office 365), maar ook het HRM systeem, het financiële systeem, opslag van documenten en de core-applicaties. Dit maakt dat de benodigde werkplekapparatuur sterk vereenvoudigd kan worden, dat er geen eigen servers meer nodig zijn en dat de beheerlast wordt verminderd. Alle data wordt binnen de Europees Economische Ruimte (EER) opgeslagen. De aanvullende inzet van SharePoint maakt dat het eenvoudig mogelijk wordt met ketenpartners samen te werken door documenten onderling te delen.

Over Bevolkingsonderzoek Midden-West

Nederland telt 5 organisaties voor het bevolkingsonderzoek borstkanker, baarmoederhalskanker en darmkanker. Deze organisaties zijn geografisch over het land verdeeld: Noord, Oost, Zuid, Zuid-West en Midden-West. Elke organisatie verzorgt de onderzoeken in een aantal provincies. Bevolkingsonderzoek Midden-West organiseert het bevolkingsonderzoek borstkanker, baarmoederhalskanker en darmkanker in de provincies Noord-Holland, Flevoland en Utrecht. De 5 organisaties voeren de bevolkingsonderzoeken uit in opdracht van het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu – het RIVM. Dit instituut valt rechtstreeks onder het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Wilt u meer weten over onze adviezen in de publieke sector of innovatieve aanbestedingen neemt u dan contact op met Joost Lucassen.