Klantcase: Begeleiding outsourcen IT-infrastructuur voor Sociale Werkvoorziening

Ook in de sector van de Sociale Werkvoorziening zien wij een beweging naar het outsourcen van de IT-infrastructuur. Dit om onafhankelijk te zijn van periodieke investeringen (pay-per-use), de risico’s van interne afhankelijkheden te verkleinen en de behoefte aan grotere flexibiliteit. Recent heeft Mitopics SW-bedrijf Promen succesvol begeleid bij een aanbesteding van een dergelijke outsourcing. In dit artikel geven wij een inkijkje in de wijze waarop de aanbesteding heeft plaatsgevonden en het gebruikte beoordelingsmodel achter de aanbesteding.

10 augustus werd de aanbesteding bij Promen met een feestelijke contractondertekening afgerond tussen Promen en Acknowledge. Het resultaat van een acht maanden durend traject waarin de aanbesteding werd voorbereid en doorlopen kwam daarmee ten eind. Reden van het willen afnemen van de infrastructuur als dienst was de wens om als organisatie onafhankelijk te zijn van grote eenmalige investeringen in het serverpark, de afhankelijkheid van interne beheerders te verkleinen, en mee te gaan met de nieuwe ontwikkelingen die een infrastructuur vanuit de Cloud te bieden heeft.

Als beoordelingsmodel is gekozen voor de beste prijs-kwaliteit verhouding. Voor de kwaliteitscriteria zijn:

• de kwaliteit van de oplossing
• de doorlopende dienstverlening
• en de projectmatige dienstverlening gebruikt

De kwaliteit van oplossing en dienstverlening is onder andere afgemeten aan de hand van duidelijke service levels, waaronder de gegarandeerde uptime van de oplossing, de hoeveelheid dataverlies in geval van calamiteiten en de openingstijden van de servicedesk. Vanzelfsprekend zijn naast beschikbaarheid en continuïteit harde eisen gesteld aan integriteit en veiligheid van data. Tevens konden door inschrijvers punten worden verdiend met een snelle oplevering. In de aanbesteding is daarnaast aandacht besteed aan maatschappelijk verantwoord ondernemen en is de wijze waarop kwaliteit geborgd wordt meegenomen in de beoordeling. De juridische voorwaarden zijn middels een specifieke outsourcings- en bewerkersovereenkomst als minimumeis meegenomen.

Om naast kwaliteit de prijs te beoordelen is gekozen voor een niet-lineaire formule zonder onderling vergelijk, die inschrijvers voldoende impuls gaf om zo goedkoop mogelijk aan te bieden. De uitkomst heeft voor Promen geleid tot een kwalitatief goede bieding binnen het beschikbare budget.

Wij kijken terug op een strak project, waarin wij in korte tijd in staat zijn geweest een basis te leggen om de infrastructuur van Promen toekomst klaar te maken; met behoud van de strenge eisen die Promen stelt aan de informatiebeveiliging en juridische eisen op het gebied van privacy. Zie tevens deze externe publicatie.

Indien u meer wilt weten over Outsourcing of Europees Aanbesteden, kunt u contact opnemen met onze consultants.