Klantcase: Aanbesteding afgerond van nieuw personeels- & salarisadministratiesysteem voor Promen.

Promen en Afas hebben recent het contract getekend en zetten in rap tempo de eerste stappen in de implementatie van het nieuwe personeels- & salarisadministratiesysteem.
Deze aanbesteding is door Mitopics begeleid. Mitopics heeft hierbij de relevante inhoudelijke kennis van e-HRM, personeel & salarisadministratie ingebracht en het inkooptraject begeleid.

Aanpak van de aanbesteding

Na de kick-off sessie waarin de doelstellingen en uitgangspunten zijn besproken, is Mitopics gestart met het interviewen van kerngebruikers om op deze manier de voor Promen specifieke behoeften rondom HRM  processen en salarisverwerking op te halen. Specifiek kwam hier bijvoorbeeld de behoefte naar voren om ook cliënten van Promen (personen die vanuit de participatiewet worden begeleid, waarbij Promen zorgt voor werk, ontwikkeling en de bemiddeling naar regulier werk) in het systeem te kunnen registreren en hierop SW-specifieke rapportages te kunnen doen (SW-statistiek).

Op basis van de in de interviews naar voren gekomen specifieke behoeften, aangevuld met de meer generieke personeels- en salarisadministratie functionaliteiten is door Mitopics het Programma van Eisen en Wensen opgesteld. Hierna zijn de gunningscriteria opgesteld, naast functionele wensen is hier ook gekeken naar dienstverlening, gebruikersvriendelijkheid en prijsstelling.  Het beoordelen van de gebruiksvriendelijkheid vond plaats middels een opgenomen demo in de aanbestedingsprocedure. Verder is de onderlinge weging van de gunningscriteria afgestemd door middel van sensitiviteitsanalyse.

Resultaat

Gewenst resultaat van het vernieuwen van het personeels- & salarisadministratiesysteem is het terugbrengen van het aantal administratieve stappen o.a. door de implementatie van Employee Self Service en Manager Self Service en het gebruik van workflows om processen die eerder niet geautomatiseerd waren onder te brengen in het pakket. Omslachtige en tijdrovend procedures die via een papieren stroom door de organisatie gingen zullen daarmee komen te vervallen.

Over Promen

Promen is een gemeenschappelijke regeling voor de uitvoering van de Participatiewet en is actief in twee arbeidsmarktregio’s: Midden-Holland en Rijnmond. De deelnemende gemeenten zijn: Gouda, Krimpenerwaard, Waddinxveen, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel, Zuidplas en Alphen. Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Promen wordt gevormd door 7 wethouders van deze aangesloten gemeenten. Totaal begeleidt Promen ongeveer 1600 medewerkers.

Eerder begeleidde Mitopics het outsourcingstraject van de infrastructuur van Promen. Lees hier meer daarover.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met onze consultants.