Klantcase: Succesvolle aanbesteding en implementatie van een nieuw digitaal beroepsregister voor Velon.

Velon en leverancier ‘Three Ships’ hebben recent het contract getekend voor een nieuw digitaal beroepsregister. Dit systeem is op basis van een cloudvoorziening (SaaS, Software as a Service). Deze overeenkomst betreft het inrichten van het nieuwe systeem, het overzetten van bestaande gegevens naar dit nieuwe systeem, het verzorgen van alle benodigde technische voorzieningen en het verder ontwikkelen van het systeem.

De aanbesteding van dit project is door Mitopics uitgevoerd, in nauwe samenwerking met deskundigen van Velon. Mitopics heeft inkoop- en aanbestedingsexpertise alsmede juridische en IT-kennis ingebracht en de aanbestedingsprocedure succesvol begeleid. Daarnaast heeft Mitopics het implementatieproces verzorgd.

Aanpak van de aanbesteding

Voor de aanbesteding is een projectgroep geformeerd met inhoudelijk betrokkenen. Deze projectgroep heeft in een aantal bijeenkomsten een Programma van Eisen (PvE) opgesteld waarin een zo functioneel mogelijke uitvraag is gedaan. Hierbij is onder andere een eerdere marktverkenning gebruikt. Aanvullend zijn de wensen opgesteld op basis waarvan de offertes uiteindelijke werden beoordeeld. Hiernaast werd een maatwerk (IT-)overeenkomst ingezet en werden de overige formele aanbestedingsdocumenten door Mitopics opgesteld en met de projectgroep doorgesproken en gefinaliseerd.

Op basis van deze documenten werden offertes opgevraagd. Deze offertes werden door de projectgroep beoordeeld op het eerder opgestelde gunningsmodel (op basis van prijs en kwaliteit) en op basis van dit model gerangschikt. De best scorende leverancier heeft hierna een demonstratie verzorgd waarna de definitieve overeenkomst is gesloten.

Gekozen oplossing

Met de oplossing beschikt Velon over een moderne SaaS voorziening (Software as a Service) waardoor leden overal en op elk moment hun gegevens kunnen inzien of bewerken. Het systeem is schaalbaar en voorbereid op de verdere verwachte groei van Velon in de komende jaren. Velon heeft door dit nieuwe systeem geen eigen servers meer nodig zijn en de beheerlast door eigen medewerkers wordt sterk verminderd. Voor de toekomst beschikt het systeem naast de registratie-voorziening over functionaliteiten die ingezet kunnen worden voor de gewenste samenwerkingsomgeving.

Over Velon

Velon, Vereniging Lerarenopleiders Nederland, is dé beroepsvereniging van lerarenopleiders. De doelen van de vereniging zijn het bevorderen van de kwaliteit van het opleiden van leraren, van de individuele lerarenopleiders en van de beroepsgroep als geheel en daarnaast de belangenbehartiging met betrekking tot de kwaliteit van het beroep. Velon wil deze doelen bereiken, door het organiseren en faciliteren van een platform voor ontmoeting van lerarenopleiders, waarbij professionalisering en onderzoek centraal staan, door het oprichten en in stand houden van themagroepen, door het organiseren van congressen en studiedagen, en door het uitbrengen van adviezen aan en het onderhouden van contacten met, nationale en internationale instituten, organisaties en verenigingen.

Wilt u meer weten over onze adviezen in de publieke sector of aanbestedingen neemt u dan contact op met Joost Lucassen.